プロジェクトを計画、管理する

詳しくは Google グループのヘルプセンターをご覧ください

Google Chat でスペースを作成し、手軽に会話してチームでアイデアを出し合えます。スペースでファイルを共有することも可能です。

チームの会議やメンバーの休暇予定を管理するチーム カレンダーを作成したり、プロジェクトのマイルストーンや期日を管理するプロジェクト カレンダーを作成したりできます。どちらのカレンダーも同じ手順で作成できます。

カレンダーを作成する

カレンダーをチームと共有する

詳しくは、Google カレンダー ヘルプセンターをご覧ください

共有スプレッドシートを使って、チームでプロジェクト タスクの追跡、更新、共同編集を行えます。詳しくは、スプレッドシートでプロジェクト計画を作成する方法をご覧ください。

定期的なチーム会議のスケジュールを設定し、メンバー全員の状況を把握してプロジェクト計画のタスクを更新できるようにします。チーム カレンダーで会議を作成し、チームの Google グループ メールアドレスを使って全員に招待状を一括送信します。詳しくは、会議を計画、開催するをご覧ください。

1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
2. 左上の作成アイコン  をクリックします。
3. 予定のタイトルや詳細情報を追加します。
4. [繰り返さない] の横にある下向き矢印  をクリックします。
5. 予定を繰り返す間隔と終了日を選択します。
6. 右上の [保存] をクリックします。

組織内の全員がチームの情報、プロジェクト、各種リソースを確認できるように、チーム専用のサイトを作成します。詳しくは、Google サイト スタートガイドをご覧ください。

Google ドライブを使用して、プロジェクトの計画、仕様、議事録をマイドライブ内または共有ドライブ内の共有プロジェクト フォルダに保存します。

マイドライブにフォルダを作成する

1. ドライブを開いて [マイドライブ] をクリックします。
2. フォルダを作成する場所に移動します。
3. [新規] [フォルダ] をクリックします。
4. フォルダに名前を付けて、[作成] をクリックします。

マイドライブのフォルダにファイルを移動するには

1. ファイルを選択します。
2. その他アイコン 移動アイコン をクリックします。
3. フォルダを選択し、[移動] または [ここに移動] をクリックします。

左側にある [マイドライブ] にファイルやフォルダをドラッグすることもできます。

共有ドライブ

まだ作成していない場合は、共有ドライブを作成してメンバーを追加します。メンバー全員に、少なくとも投稿者のアクセス権を付与し、ファイルを共同編集できるようにします。詳しくは、共有ドライブのベスト プラクティスをご覧ください。次に、共有ドライブにフォルダを作成して、ファイルを追加します。 

共有ドライブにフォルダを作成する

1. ドライブを開いて [共有ドライブ] をクリックします。
2. フォルダを作成する場所に移動します。
3. [新規] [フォルダ] をクリックします。
4. フォルダに名前を付けて、[作成] をクリックします。

注:

• マイドライブや他の共有ドライブに保存済みのフォルダを共有ドライブに移動するには、管理者にお問い合わせください。
• サブフォルダのアクセス権は、最上位フォルダのアクセス権と同じにする必要があります。

パソコンにある既存のフォルダを共有ドライブにアップロードするには

1. 左側で共有ドライブ フォルダをクリックします。
2. パソコンで、既存のフォルダを共有ドライブにドラッグします。または、[ 新規] [フォルダのアップロード] をクリックします。目的のフォルダに移動して開きます。

共有ドライブにファイルを移動するには

マイドライブから共有ドライブにファイルを移動したり、共有ドライブ間でファイルを移動したりするには、ファイルを移動先の共有ドライブにドラッグします。フォルダを移動する場合は、管理者にお問い合わせください。

プロジェクトの仕様書やプレゼンテーションなど、既存のプロジェクト ファイルをドライブで探し、これらのファイルをプロジェクト フォルダに移動します。

ドライブ内のファイルまたはフォルダを検索するには

1. ドライブの検索ボックスに単語または語句を入力します。
   すばやく検索できるよう、テキストの入力を開始すると検索キーワードの候補が表示されます。
2. 候補をクリックして開くか、検索アイコン をクリックして、検索結果一覧を表示します。

詳細検索オプションを使用するには

1. 検索ボックスの右にある下矢印アイコン をクリックします。
   オプション（複数の組み合わせも可）を選択して、結果を絞り込みます。
   • 種類 - ファイルの種類で検索します。

     注: Google サイトでは、（公開されているものではなく）ドラフトのサイトであなたに閲覧または編集権限があるもののみが表示されます。

   • オーナー - ファイルのオーナーで検索します。
   • 場所 - 場所で検索します（[ゴミ箱] または [スター付き] のアイテムも含まれます）。検索できるのは、[マイドライブ] または [共有ドライブ] 内のフォルダだけです。
   • 更新日 - 最近変更されたアイテムを検索します（自分以外のユーザーによる変更も含む）。
   • アイテム名 - ファイル名の中の語句を検索します。
   • 含まれている語句 - 特定の単語を含むファイルを検索します。
   • 共有対象 - ファイルにアクセスできるユーザーを検索します。
   • フォローアップ - 提案を含む自分がオーナーであるファイルや、自分にアクション アイテムが割り当てられているファイルを検索します。
2. [検索] をクリックします。

マイドライブのフォルダにファイルを移動するには

1. ファイルを選択します。
2. その他アイコン 移動アイコン をクリックします。
3. フォルダを選択し、[移動] または [ここに移動] をクリックします。

左側にある [マイドライブ] にファイルやフォルダをドラッグすることもできます。

会議メモのテンプレートを選択してカスタマイズし、共有プロジェクト フォルダに保存します。

1. パソコンで Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォーム、サイトのいずれかにアクセスします。
2. 右上の [テンプレート ギャラリー] をクリックします。
3. 使用するテンプレートをクリックします。
4. テンプレートのコピーが開きます。

ヒント: 横に [アドオン] と表示されたテンプレートを選択した場合は、アドオンのインストールが必要になることがあります。詳しくは、アドオンについての記事をご覧ください。

会議の招待状に会議メモやプロジェクト計画などのファイルを追加します。

1. カレンダーを開きます。
2. カレンダーのグリッドで会議をクリックします。
3. 編集アイコン をクリックします。
4. [予定の詳細] で添付ファイルを追加アイコン  をクリックします。
5. ファイルに移動してクリックします。
6. [選択] をクリックします。

スプレッドシートにタスクを追加して、全体像がわかるプロジェクト計画を作成します。作成したプロジェクト計画を、共有ドライブまたは共有ドライブ フォルダに追加します。

1. Google ドライブで、[ 新規] [Google スプレッドシート] [空白のスプレッドシート] をクリックします。
2. [無題のスプレッドシート] をクリックし、プロジェクト計画書の新しいタイトルを入力します。
3. 列見出しを追加します。たとえばプロジェクトのタスクを追跡する場合、タスクの担当者、期限、ステータス、コメントの列を作成します。
4. シートにコンテンツを追加してプロジェクト計画を追跡します。シートを共有すると、共有相手もコンテンツを追加できるようになります。

詳細については、スプレッドシートで動的なプロジェクト計画を作成するをご覧ください。

列見出しやタスクに説明が必要な場合は、説明用のメモを追加します。

1. メモを追加する列またはセルを選択します。
2. [挿入] [メモ] を選択します。
3. 説明を入力します。
4. メモ以外の場所をクリックして閉じます。

リストから選択肢を選べるようにします。たとえば、プロジェクト計画を使って進捗状況を管理するには、[ステータス] 列を作成して、[未処理]、[処理中]、[完了] などの選択肢を用意します。

	選択肢を追加する列を選択します。
	[データ] [データの入力規則] をクリックします。
	[条件] の横で [リストを直接指定] を選択します。
	有効な項目をカンマで区切って入力します。
	[保存] をクリックします。
	（省略可）選択肢を確認するには、その列の下のセルで矢印をクリックします。

条件付き書式ルールを使用すると、プロジェクト タスクの進捗状況が一目でわかります。たとえば、完了したタスクを未処理または処理中のタスクと区別できるように色を追加します。

メール通知を使用すると、プロジェクトの更新やステータスの変更を常に把握することができます。自分のプロジェクト計画に変更が加えられると、いつ誰がどのような変更を行ったかを知らせる通知が届きます。通知の頻度を選択することもできます。

通知を追加する

1. スプレッドシートで、[ツール] [通知ルール] を選択します。
2. 通知メールの配信のタイミングと頻度を選択します。
3. [保存] をクリックします。
4. [完了] をクリックします。

チームの Chat スペースでフォルダやファイルを共有するには

1. Chat または Gmail を開きます。
2. [スペース] でチームのスペースをクリックします。
3. スペースの上部にある [ファイルを共有] をクリックします。
4. マイドライブや共有ドライブ内のフォルダまたはファイルに移動します。
5. [選択] をクリックします。
6. スペースで、送信アイコン をクリックします。
7. [スペースのメンバーと共有] の横で権限を選択します。
8. [送信] をクリックします。

マイドライブのフォルダをチームで共有するには

グループでフォルダを共有すると、メンバー全員に同じレベルのアクセス権が付与されます。チームメンバーに編集者のアクセス権を付与し、ファイルを共同編集できるようにします。

共有ドライブのフォルダをチームで共有するには

共有ドライブに追加したフォルダやファイルは、自動的に共有ドライブのメンバーと共有されます。

1. Chat または Gmail を開きます。
2. ドライブで [マイドライブ] をクリックし、共有するフォルダを選択します。
3. 共有アイコン をクリックします。
4. チームのメールアドレスを入力します。
5. 右側で権限を [編集者] に設定します。
6. [送信] をクリックします。

準備を終えたら、確認のためにプロジェクト計画をチームと共有します。プロジェクト ファイルには、プロジェクト計画、予定リスト、プレゼンテーションなどが含まれます。ファイルを共有するときは、コメントを追加したりコンテンツを更新したりできるように、閲覧者（コメント可）または編集者アクセス権限を付与します。

次に、チームメンバー（またはチーム用に作成したグループ）とプロジェクト計画を共有します。

チャットルームでファイルを共有するには、プロジェクト フォルダを共有するをご覧ください。

オーナー権限または編集権限のあるファイルを共有する

1. 共有するファイルを選択します。
2. [共有] または共有アイコン をクリックします。
3. [ユーザーやグループと共有] に、共有相手のメールアドレスを入力します。

   注: 組織でビジターとのドキュメント共有がオンになっている場合は、Google アカウントを持っていないユーザーを招待して、Google ドライブのファイルやフォルダを共同で編集することができます。詳しくは、ドキュメントをビジターと共有するをご覧ください。

4. ファイルに対するユーザーの権限を変更する場合は、下矢印アイコン [閲覧者]、[閲覧者（コメント可）]、[編集者] をクリックします。
5. 通知を送信するかどうかを選択します。
   • ファイルを共有した相手に通知する場合は、[通知] チェックボックスをオンにします。メールで通知する場合は、入力したすべてのメールアドレス宛に通知メールが送信されます。
   • 共有した相手に通知しない場合は、[通知] チェックボックスをオフにします。
6. [共有] または [送信] をクリックします。

通知の送信を選択した場合は、ファイルの共有相手全員にリンクが記載されたメールが届きます。編集者権限を持つチームメンバーは次の操作を行えます。

• タスク、担当者、期限などの内容を追加または更新する。
• 特定のユーザー宛てのコメントを挿入する。
• スプレッドシートのコンテンツをフィルタする。
• スプレッドシートでタスクのステータスや説明用のメモを更新する。

コメントを追加

プロジェクト計画のステータスを更新する

1. Google スプレッドシートで、プロジェクト計画書を開きます。
2. 自分のタスクの横で、ステータスを変更します。

チーム会議の前に最新のステータスを送信する

1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
2. 目的の予定をクリックします。
3. ゲストの人数の横にあるオプションを選択します。
   • ゲストとチャット : 新規または既存のチャットが開きます。チャットには、職場や学校組織で Chat が有効になっているゲストのみ追加されます。
   • ゲストにメールを送信 : 新しいメールが開きます。招待されているゲスト全員がメールの宛先に追加されます。

チーム会議中に最新のステータスを確認する

チーム会議でプロジェクト計画を表示すると、すべての参加者がリアルタイムで各自のステータスを更新できます。

1. Meet を開き、ビデオ会議に参加します。
2. 画面下部にある画面を共有アイコン  をクリックし、共有する範囲を選択します。
   • あなたの全画面
   • ウィンドウ
   • タブ
3. [共有] をクリックします。
4. 画面共有を終了するには、[画面共有を停止] クリックします。

グループのメールを使用して最新のステータスを確認する

グループのメールアドレスを使用して全員にメールを一括送信し、プロジェクト計画の各自のタスクを更新するよう依頼します。

1. パソコンで Gmail にアクセスします。
2. 左上にある「メールを作成」アイコン をクリックします。
3. [宛先] に宛先を追加します。次の項目に宛先を追加することもできます。
   • [Cc] と [Bcc]
   • メッセージを作成する際に、テキスト欄に「+」または「@」記号に続けて連絡先の名前を入力して宛先を追加することもできます。
4. 件名を追加します。
5. メッセージを入力します。
6. ページの下部にある [送信] をクリックします。

ヒント: 個人の宛先やラベルを使用して作成した連絡先のグループを追加するには、[宛先] をクリックします。

チャットを使用して最新のステータスを確認する

チームメンバーにチャット メッセージを送信し、最新のステータスを確認します。

他のユーザーにダイレクト メッセージを送信するには:

1. Google Chat または Gmail アカウントにアクセスします。
2. [チャット] セクションに相手の名前が表示されていない場合は、チャットを開始アイコン をクリックします。
3. 名前またはメールアドレスを入力します。テキストを入力し始めると候補が表示されます。
   • 組織外のユーザーに 1 対 1 のメッセージを送信するには、相手のメールアドレスを入力します。
4. メッセージを送信する相手をクリックします。
5. メッセージを入力してから、送信アイコン をクリックします。

グループにダイレクト メッセージを送信するには

タイムライン、要件、リソースが変更された場合は、プロジェクトのドキュメントを更新します。新しいタイムラインに合わせて会議時間を変更したり、新しいチームメンバーを会議に追加したりする必要がある場合は、チーム カレンダーで予定を更新します。

既存の予定を更新する

1. カレンダーを開きます。
2. カレンダーのグリッドで、予定をクリックします。
3. 編集アイコン をクリックします。
4. 時刻または日付をクリックして変更します。
5. 必要に応じて新しいゲストを追加します。
6. [保存] をクリックします。
7. 定期的な予定の場合は、更新する予定を選択して [OK] をクリックします。
8. [送信] をクリックします。

プロジェクトの日程やマイルストーンが変更された場合は、メールを使用してすべてのチームメンバーにすばやく通知します。

Gmail でメンバーに通知する

各メンバーのメールアドレスを 1 件ずつメールに追加するのではなく、グループのメールアドレスを入力します。

1. パソコンで Gmail にアクセスします。
2. 左上にある「メールを作成」アイコン をクリックします。
3. [宛先] に宛先を追加します。次の項目に宛先を追加することもできます。
   • [Cc] と [Bcc]
   • メッセージを作成する際に、テキスト欄に「+」または「@」記号に続けて連絡先の名前を入力して宛先を追加することもできます。
4. 件名を追加します。
5. メッセージを入力します。
6. ページの下部にある [送信] をクリックします。

ヒント: 個人の宛先やラベルを使用して作成した連絡先のグループを追加するには、[宛先] をクリックします。

共有ドライブのメンバーにメールを送信

1. 左側で共有ドライブをクリックします。
2. 上部の共有ドライブ名の横にある下矢印 [メンバーにメールを送信] をクリックします。
3. 件名を変更し、メッセージを入力します。
4. （省略可）特定のアクセスレベルを持つメンバーのみにメールを送信する場合や、自分自身にメールのコピーを送信する場合は、該当するチェックボックスをオンにします。
5. [送信] をクリックします。

共有ドライブへのリンクがメールに記載されます。

プロジェクトの共同編集が完了したら、今後は他の共同編集者が最終的なファイルを編集できないように、共有設定を変更したり、ファイルをアーカイブしたりできます。

詳細については、最終的なドキュメントを共有するをご覧ください。

プロジェクトが完了したら、まとめとしてプレゼンテーションを作成し、チームと共有して共同編集することができます。

プレゼンテーションを作成するには、スライド スタートガイドをご覧ください。プレゼンテーションのヒントについては、効果的な提案書作成のための Google Workspace 活用法トップ 10をご覧ください。