目次
チームのコミュニケーションを円滑にする
1 つのメールアドレスを使用してチーム全員と連絡を取る
プロジェクト チームで情報を共有する必要がある場合は、Google グループのメーリング リストを作成します。チームをグループに追加すると、1 つのメールアドレスを使用して更新情報やリソースをメンバー全員に一度に送信できます。
重要なメールを簡単に検索、整理する
さまざまなチームで構成される複数のプロジェクトに携わっている場合、特定のメールにスターを付けて重要であることを示したり、Gmail の優先トレイで自動的にメールを並べ替えて優先度を付けることができます。また、プロジェクトごとにフィルタやラベルを設定すると、メールの検索や返信が容易になります。
方法
スケジュールとタスクを管理する
プロジェクトやチームのスケジュールを管理する
メンバー全員が最新情報を把握できるように、マイルストーン、期限、リマインダーを確認するためのプロジェクト カレンダーや、会議、トレーニング、休暇などを管理するためのチーム カレンダーといった共有カレンダーを作成します。対応可能なメンバーを確認するときは、複数のカレンダーを重ねて空いている時間帯を探します。
詳細: カレンダーの共有に関するヒント
プロジェクト タスクを追跡、更新、共同編集する
Google スプレッドシートで動的なプロジェクト計画とガントチャートを作成して、プロジェクト、課題、期限を管理しましょう。チームメンバーは世界中どこからでも作業の進捗をスプレッドシートで直接更新できるので、プロジェクトの情報は常に最新の状態に保たれます。
ファイルの共有とコンテンツの共同編集
ドキュメントを作成して共同編集する
Google ドキュメントで会議の議題、プロジェクト提案書、エグゼクティブ レポートなどを作成すると、リアルタイムでドキュメントを共同編集したり、ファイル内でチャットしたり、コメントや提案機能で的を絞ったフィードバックを集めたりすることができます。変更履歴機能を使用すれば、いつ誰がどの変更を行ったかを確認したり、前のバージョンに戻したりできます。
プロジェクトのウェブサイトを作成する
Google サイトでプロジェクトのハブサイトを構築し、最新情報、タイムライン、成果物、カレンダー、ドキュメントを 1 か所にまとめます。これで、チームの重要な情報が 1 か所に集結し、誰もがいつでもどの端末からでもアクセスできます。
デジタル資産を安全に保存、共有する
プロジェクトで使うドキュメントや画像などのファイルを Google ドライブや共有ドライブに保存して、チームで共有しましょう。ドライブの共有機能とアクセス制御により、簡単で安全な共同作業が実現します。変更内容はすべてクラウドに同期されるため、メンバー全員が最新のコンテンツを表示できます。
方法
会議で成果を発表する
インパクトのあるプレゼンテーションを作成する
Google スライドでプレゼンテーションを作成し、ビジョンの共有や主要な成果物を提示したり、グラフやチャートを用いてプロジェクトの効果を説明することができます。チームメンバーが各地に分散している場合は、ビデオ会議中に Google Meet の画面共有機能を使用することで、離れた場所にいる相手にもプレゼンテーションを行えます。
会議前に予備知識をチームメンバーと共有する
事前にチームメンバーが関連ファイルを確認できれば、全員がアイデアを準備して会議に参加できます。Google カレンダーで会議の招待状を送信する際に、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションなど、会議に関係するファイルを添付しましょう。
詳細: カレンダーの使用を開始する
チームでビデオ会議を行う
Google Meet を使用するための要件をデバイスが満たしていれば、Google Meet を使ってリモートのチームメンバーといつでもビデオ会議を行うことができます。出張の手間や費用をかけなくても、お互いの顔を見ながら話し合うことができます。
方法
関連トピック
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