Perguntas frequentes sobre o Google Vault

Muitas edições do Google Workspace incluem licenças do Vault para todos os usuários da organização. Se o Vault não estiver incluído na sua, você poderá comprar licenças complementares.

Saiba como comprar licenças do Vault para sua organização.

Sim. Se você excluir um usuário, todos os dados associados à conta do usuário serão removidos do Google.

Quando você exclui um usuário:

• Não é possível pesquisar nem exportar os dados do usuário no Vault.
• As regras de retenção ou guardas de documentos aplicáveis aos dados do usuário deixam de ser válidas. Os dados podem ser eliminados imediatamente.
• Você pode recuperar dados até 20 dias após a exclusão do usuário. No entanto, não é possível recuperar os dados que já foram eliminados. Veja como restaurar um usuário excluído recentemente.

Recomendamos que você use uma licença de Usuário arquivado (UA) para preservar os dados do usuário. Veja mais informações em Gerenciar ex-funcionários e os dados deles. Se você usa o Google Cloud Directory Sync, verifique se a ferramenta está configurada para suspender as contas em vez de excluí-las.

Não exclua a conta. Quando você exclui um usuário, também exclui os dados retidos pelo Vault.

Se você quiser manter os dados de um usuário disponíveis para o Vault depois que ele sair da organização, atribua uma licença de Usuário arquivado a essa pessoa. Veja mais informações em Gerenciar ex-funcionários e os dados deles. Você também pode suspender a conta do usuário para preservar dados e desativar serviços, mas uma conta suspensa será cobrada da mesma forma que uma ativa.

Sim. Quando um grupo é excluído, as mensagens que ele contém também são removidas. As mensagens nos grupos são excluídas mesmo quando o grupo excluído está sujeito a uma guarda de documentos ou regra de retenção. No entanto, as mensagens no Gmail que as contas recebem devido à inscrição em um grupo não são excluídas e estão sujeitas às regras de retenção e às guardas de documentos do Gmail.

Não há impacto no Vault quando isso acontece. No entanto, um usuário que excedeu o limite de armazenamento não pode mais enviar nem receber novas mensagens de e-mail e talvez tenha problemas gerais na conta.

Para acessar os dados, faça login em https://vault.google.com, crie um caso e pesquise os dados da sua organização. O administrador do Vault pode restringir os dados que você acessa e pesquisa. Saiba como pesquisar dados e consulte os privilégios do Vault.

Não é possível desativar o recurso em serviços específicos. Se o usuário tiver acesso ao serviço do Vault, ele poderá usar o produto em qualquer plataforma que tenha uma edição do Google Workspace.

Não. Por motivos de segurança, só é possível acessar o Vault pelo endereço https://ediscovery.google.com.

Você pode permitir que terceiros façam login no Vault. Saiba como permitir que um usuário externo acesse o Vault.

Saiba como exportar dados do Vault.

Não. O Vault não foi criado para ser uma ferramenta de backup e arquivamento de dados.

Por que não devo usar o Vault para o backup e a remoção de dados?

• As exportações do Vault não devem ser usadas para backups de dados em grande escala ou de grande volume. Você só pode exportar dados de um número limitado de contas e apenas de um Serviço do Google de cada vez. No Vault, também não é possível fazer muitas exportações em paralelo ou programar exportações automáticas.
• As exportações do Vault são preparadas para fins de descoberta legal, não para o processamento de dados eficiente. O Vault não cria backups diferentes nem elimina a duplicação de dados. Por exemplo, uma exportação do Drive inclui todos os itens que a conta pesquisada pode acessar. Quando muitas contas têm acesso aos mesmos itens, os itens são exportados de cada conta, o que gera vários dados duplicados.
• O Vault não é compatível com todos os Serviços do Google. Ele só exporta dados dos Serviços do Google compatíveis. O Vault não é compatível com serviços como o Agenda, Contatos, Keep e Currents.
• É difícil restaurar dados de arquivos exportados do Vault porque ele não tem ferramentas de recuperação automatizadas.
  • No Gmail, Chat e grupos, você pode usar o Google Workspace Migration for Microsoft Exchange (GWMME) para importar arquivos PST. O Google não tem uma ferramenta para fazer a importação em massa de arquivos mbox.
  • Nas exportações do Drive, os arquivos não são separados por conta e os arquivos do Google, como documentos, planilhas e apresentações, aparecem em um formato diferente.
  • Não é possível restaurar dados do Voice de arquivos exportados do Vault.

Ainda precisa de ajuda para fazer o backup ou a extração de dados?

Talvez você precise de um backup para proteger seus dados contra erro humano ou ataques do tipo ransomware. O Google tem algumas opções:

• Para exportar os dados da sua organização, use a Ferramenta de exportação de dados.
• Um usuário também pode exportar os próprios dados. Por exemplo, se você tiver uma pequena empresa com poucos funcionários, poderá fazer a exportação e o backup dos seus dados.

O Google também tem muitas ferramentas que você pode usar para trabalhar e extrair os dados do Google Workspace da sua organização, como APIs e o BigQuery, ou soluções de parceiros, como Afi e SpinOne. Para ver outras opções de terceiros e parceiros, confira também o Google Cloud.

No caso de dados excluídos há menos de 25 dias, recomendamos que você utilize o Google Admin Console para restaurar os dados do Google Drive ou do Gmail de um usuário.

Você pode definir períodos de retenção conforme suas necessidades, inclusive por tempo indeterminado. Saiba mais sobre a retenção do Vault.

Os usuários podem excluir mensagens e itens nos serviços do Google, mas todos os dados sujeitos a uma regra de retenção ou guarda de documentos permanecem disponíveis para os usuários no Vault. As mensagens excluídas que são retidas pelo Vault não são contabilizadas no armazenamento dos usuários. Saiba mais sobre como usar a retenção no Vault.

Todas as ações do usuário do Vault são monitoradas e controladas em uma trilha de auditoria. Se um usuário com privilégios para alterar o período de retenção fizer isso, essa ação será controlada no registro de auditoria. Não é possível remover a ação do registro de auditoria. Saiba mais sobre os recursos de auditoria do Vault.

O Google replica os dados da sua organização entre vários data centers dispersos geograficamente. Saiba mais sobre os compromissos de confiabilidade empresarial do Google.

O Google cumpre a lei ao responder a solicitações de terceiros referentes a informações de usuários. Saiba mais sobre os compromissos de privacidade empresarial do Google.

Saiba mais sobre os compromissos de compliance empresarial do Google.