Google Сейф предназначен для администраторов и сотрудников юридического отдела. Чтобы вы могли использовать Сейф, администратор Google Workspace должен настроить ваш аккаунт. Подробнее о функциях администратора и о том, как его найти…
В рамках проектов предоставления электронных документов Google Workspace с помощью Сейфа можно искать сообщения Google Групп, просматривать и печатать их, а также просматривать и скачивать прикрепленные к ним файлы.
Что нужно знать перед выполнением поиска
Прежде чем начать поиск, рекомендуем ознакомиться с информацией о том, какие сообщения Google Групп поддерживаются в Сейфе, а также с ответами на часто задаваемые вопросы о поиске в Сейфе.
Какие данные попадают в результаты поискаДля поиска доступен:
- первый мегабайт текста сообщений и прикрепленных к ним файлов, отправленных при включенной истории чата.
Для поиска недоступны:
- сообщения, отправленные в группах с отключенной историей чата;
- сообщения, ожидающие рассмотрения в модерируемых группах;
- файлы по ссылкам, отправленным в сообщениях;
- сообщения в удаленных группах.
Подробнее о том, какие сообщения Google Групп поддерживаются в Сейфе…
Чтобы найти информацию, которая не включается в обычный поиск, используйте поиск по необработанным данным. К ним относятся:
- сообщения и вложения Google Групп, индексация которых ещё не завершена;
- для крупных сообщений и вложений, в которых индексируется только первый мегабайт данных, – все данные, не входящие в этот объем;
- вложения, которые не удалось преобразовать в текстовый формат и проиндексировать.
При поиске по всем данным или данным с запретом на удаление Сейф не может сопоставить поисковый запрос с необработанными данными. Чтобы найти все данные, которые могут соответствовать запросу, выполните поиск по необработанным данным, связанным с интересующими вас аккаунтами или организационным подразделением, экспортируйте их, а затем используйте другой инструмент для поиска по нужным ключевым словам.
Как искать сообщения в группах
- Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
- Нажмите Дела. Поиск выполняется в делах – рабочих областях Сейфа, которые объединяют взаимосвязанные запреты на удаление, поисковые запросы и файлы экспорта. Дела не ограничивают объем контента для поиска: вы можете искать по всем данным, к которым у вас есть доступ.
- Если дело, в котором вы хотите выполнить поиск, уже создано, нажмите на него, чтобы открыть. В противном случае создайте его.
- Нажмите Создать папку.
- Введите название и, при необходимости, описание папки.
- Нажмите Создать.
Откроется вкладка Поиск.
- Выберите сервис Группы.
- Укажите источник данных для поиска:
- Все данные. Поиск по всем данным организации.
- Данные с запретом на удаление. Поиск только по сообщениям, в отношении которых действует запрет на удаление.
- Необработанные данные. Поиск только по сообщениям в Google Группах, которые ещё обрабатываются или не могут быть проиндексированы. Подробнее о том, для чего нужен поиск по необработанным данным…
- Введите одну или несколько групп через запятую (максимум 50).
- При необходимости выберите часовой пояс.
- Если нужно, укажите диапазон дат отправки.
- Если указать только начальную дату, то будут найдены все сообщения, отправленные начиная с выбранного дня.
- Если указать только конечную дату, то будут найдены все сообщения, отправленные до выбранного дня включительно.
- При необходимости введите одно или несколько ключевых слов в поле Условия.
- Чтобы искать одно или несколько ключевых слов в сообщениях, введите их через пробел. Например,
цели проекта
. - Поисковые фразы следует заключать в кавычки. Например,
"цели проекта"
. - Для поиска по аккаунту, дате, свойствам или теме сообщения используйте операторы поиска.
Длина поискового запроса не должна превышать 2000 знаков.
- Чтобы искать одно или несколько ключевых слов в сообщениях, введите их через пробел. Например,
- Нажмите одну из кнопок:
- Поиск. Будет выполнен поиск и показан список результатов, отвечающих заданным критериям.
- Количество. Будет подсчитано число сообщений, соответствующих запросу, и число аккаунтов, с которыми они связаны. Чтобы сохранить данные о количестве в CSV-файле, нажмите Скачать список аккаунтов с совпадениями. Подробнее об области действия запросов…
- Экспорт. Этап предварительного просмотра результатов будет пропущен, и сразу начнется их экспорт. Подробнее об экспорте данных из Сейфа…
- После завершения поиска, подсчета или экспорта результатов можно выполнить перечисленные ниже действия.
- Чтобы изменить условия поиска, нажмите Развернуть.
- Чтобы посмотреть сообщение и связанную с ним цепочку, нажмите на сообщение. Подробнее…
- Чтобы экспортировать результаты поиска, нажмите Экспорт. Подробнее…
- Чтобы сохранить поисковый запрос, нажмите Сохранить. Подробнее…
- Чтобы очистить все поля и выполнить поиск заново, нажмите Очистить.
Как просматривать сообщения в результатах поиска
В результатах поиска можно ознакомиться с содержанием сообщений, распечатать их, а также посмотреть и скачать прикрепленные к ним файлы.
- Нажмите на сообщение в результатах поиска. Откроется список сообщений в цепочке и будет показано последнее сообщение в ней.
- Значок скрепки означает, что к сообщению прикреплен один или несколько файлов. Нажмите на сообщение, чтобы скачать или посмотреть прикрепленный файл.
- При большом количестве сообщений в цепочке можно посмотреть только 100 последних, но в экспорт включаются все сообщения, отвечающие условиям поиска, в том числе не показанные в результатах из-за этого ограничения.
- Чтобы посмотреть отдельное сообщение, нажмите на него. Чтобы посмотреть все сообщения в цепочке, нажмите "Развернуть все" .
- Чтобы увидеть сообщение и всю информацию из заголовка, нажмите Оригинал.
- Чтобы распечатать отдельное сообщение, нажмите Печать. Чтобы распечатать все сообщения в цепочке, нажмите на значок "Распечатать цепочку" .