Google Сейф предназначен для администраторов и сотрудников юридического отдела. Чтобы вы могли использовать Сейф, администратор Google Workspace должен настроить ваш аккаунт. Подробнее о функциях администратора и о том, как его найти…
В рамках проектов предоставления электронных документов Google Workspace вы можете с помощью Сейфа искать объекты на Google Диске, в том числе файлы на общих дисках, записи Google Meet и сайты, созданные в новой версии Google Сайтов. Поиск осуществляется по названиям и содержимому поддерживаемых типов файлов. Вы также можете просмотреть содержимое найденных объектов и экспортировать результаты поиска.
Что нужно знать перед выполнением поиска
Прежде чем выполнять поиск по сообщениям, рекомендуем ознакомиться с типами файлов на Диске, в Meet и Сайтах, которые поддерживаются в Сейфе, а также с ответами на часто задаваемые вопросы о поиске в Сейфе.
Какие данные попадают в результаты поискаДля поиска доступны:
- текстовое содержимое и метаданные файлов на дисках пользователей и общих дисках;
- внешние файлы, которые доступны пользователям.
Для поиска недоступны:
- зашифрованное содержимое;
- файлы по ссылкам;
- макеты писем;
- содержимое видео- и аудиофайлов, изображений, ZIP-архивов и двоичных файлов;
- видеофайлы, автоматически добавленные из аккаунта Google Currents.
Содержимое и метаданные, доступные для поиска
Объекты можно искать по названию, владельцу, дате последнего изменения и другим метаданным.
Файлы поддерживаемых типов можно искать по словам и словосочетаниям из их содержимого. Сейф индексирует первые 100 страниц текстовых файлов и первые 10 страниц текста в графических PDF-файлах.
Текст можно искать в файлах следующих типов:
- файлы Google Документов, Таблиц, Презентаций, Форм и Сайтов;
Сейф не выполняет поиск по комментариям, в том числе по назначенным в них задачам, и предложенным правкам.
- Microsoft Word, Excel и PowerPoint;
- PDF;
- HTML;
- TXT;
- RTF;
- SBV;
- OpenOffice XML;
- Wireless Application Protocol (WAP);
- Wireless Markup Language (WML);
- Google Планета Земля (KML).
Подробную информацию можно найти в статье Поддерживаемые сервисы и типы данных (разделы о Диске, Meet и Сайтах).
Сейф выполняет поиск разных файлов в зависимости от типа запроса, как описано в таблице ниже.
Тип запроса | Файлы в области поиска |
---|---|
Выбранные аккаунты или Организационное подразделение |
Сейф включает в результаты поиска:
Файлы на общих дисках (если они выбраны)Сейф выполняет поиск только по отдельным файлам и файлам в папках, которыми напрямую поделились с аккаунтом. Общие диски не будут включены в область поиска, если вы не добавите их вручную. Если вы это сделаете (при поиске по аккаунту или организационному подразделению), Сейф выполнит поиск по общим дискам, к которым принадлежит аккаунт. |
Общие диски | Сейф выполняет поиск по всем файлам на выбранных общих дисках. |
Примечание. Сейф не выполняет поиск в папках и по ярлыкам Диска.
- Записи. Вы можете выполнять поиск по названию видеовстречи и метаданным, например по имени владельца, идентификатору встречи и времени начала записи. Если для встречи включены субтитры, Сейф выполняет поиск по ним. Если нужно искать только видео, используйте поисковый оператор
type:video
. - Журналы чатов. Сохраняются в виде SBV-файла. Они содержат временные метки сообщений относительно времени начала записи, имена и фамилии отправителей сообщений и их текст. Вы можете выполнять поиск по названию файла, тексту в журнале и метаданным, например по времени создания файла.
- Участники. Данные сохраняются в виде файлов Google Таблиц, которые содержат имена участников, адреса электронной почты и длительность присутствия на встрече. Вы можете выполнять поиск по названию файла, тексту в журнале и метаданным, например по времени создания файла.
- Журналы сессий "Вопрос-ответ" и опросов сохраняются в виде файлов Google Таблиц. Они содержат вопросы, ответы и данные участников. Вы можете выполнять поиск по названию файла, тексту в журнале и метаданным, например по времени создания файла.
- Заметки к встрече сохраняются в виде файла Google Документов. Такой файл создается, если вы вводите заметки в Google Календаре. Вы можете выполнять поиск по названию файла, тексту в заметках и метаданным, например по времени создания файла.
Подробнее о записях видеовстреч Meet…
Если нужно искать только сайты, созданные в новой версии Google Сайтов, используйте поисковый оператор type:site
. Чтобы исключить сайты, используйте -type:site
или NOT type:site
.
Предварительный просмотр доступен для файлов следующих типов:
- Файлы, созданные с помощью Google Документов, Таблиц, Презентаций, Сайтов и Рисунков.
- Документы, загруженные пользователями, например файлы DOCX, PDF и XSLX.
- В режиме предварительного просмотра сайта можно просматривать внешние ссылки, а также встроенные файлы, если они поддерживают такой режим (например, таблицы или текстовые документы) и если у вас есть разрешения на доступ к файлу. Если такого разрешения нет, вам придется искать встроенный файл напрямую.
Предварительный просмотр зашифрованных файлов, видео и содержимого ZIP-архивов не поддерживается.
В результаты поиска включается только самая новая версия файла. Однако в поисковом запросе вы можете указать дату версии. При этом Сейф будет искать данные в текущей версии файла, а для предпросмотра и экспорта будет доступно содержимое последней версии файла, сохраненной до 00:00 указанного дня. В запросе нужно указать часовой пояс. На Google Диске хранятся версии файлов, созданных с помощью Google Документов, Таблиц, Презентаций, Сайтов и Рисунков.
Первые версии очень больших файлов, кроме подпадающих под запрет на удаление, могут быть объединены для экономии места. Если вы выполните поиск по Сейфу, используя Диск, то в результатах не будет этих версий. Вместо этого там будет самая ранняя доступная после объединения версия.
Некоторые свойства приводятся только для текущей версии файла, независимо от указанной в запросе даты. Это название файла, пользователи, имеющие к нему доступ, дата последнего изменения, имя пользователя, ответственного за одобрение, статус одобрения и другие метаданные из файла metadata.xml Сейфа.
В сводку версии также включаются комментарии, если выполняются перечисленные ниже условия.
- Комментарии, помеченные как нерешенные, добавляются в сводку, если у организации есть разрешение на добавление комментариев или изменение документа. Если ей разрешен только просмотр, комментарии не показываются.
- Отдельный нерешенный комментарий (без ответов) добавляется в сводку, если: 1) он создан в день, соответствующий дате версии, и 2) комментируемый текст присутствует в этой версии (даже если позже он был удален). Комментарии, созданные позже даты версии, не приводятся.
- Цепочка нерешенных комментариев (нерешенный комментарий с ответами) добавляется в сводку, если: 1) первый комментарий создан в день, соответствующий дате версии, и 2) комментируемый текст присутствует в этой версии (даже если позже он был удален). Так, если цепочка состоит из двух сообщений, созданных 1 и 5 октября, то в сводке для версии от 2 октября будут присутствовать оба комментария, несмотря на то, что второй тогда ещё не был создан.
- Измененные комментарии приводятся в своей последней редакции.
- Решенные и удаленные комментарии не добавляются в сводку, даже если они были созданы в день, соответствующий дате версии.
Нет. Поиск по организационному подразделению верхнего уровня не поддерживается. Выберите дочернее организационное подразделение или отдельные аккаунты. Вы можете указать в запросе поиска по Диску не более 5000 аккаунтов (отдельных пользователей или участников организационных подразделений).
- Загрузка – временная метка, соответствующая времени загрузки файла на Диск.
- Локальный файл — временная метка, соответствующая времени создания файла на исходном устройстве или в исходом сервисе.
Источник файла (клиент) | Время создания | Время изменения |
---|---|---|
Веб-приложение | Загрузка |
До 8 апреля 2020 г. – загрузка После 8 апреля 2020 г. – локальный файл |
Google Диск для компьютеров | Загрузка | Локальный файл |
Автозагрузка и синхронизация | Загрузка | Локальный файл |
iOS | Загрузка | Загрузка |
Android | Загрузка | Загрузка |
G Suite Migrate | Локальный файл | Локальный файл |
Drive API | Может быть указано вызывающей стороной | Может быть указано вызывающей стороной |
Как искать файлы на Диске
- Войдите в аккаунт на сайте https://vault.google.com.
- Нажмите Дела. Поиск выполняется в делах – рабочих областях Сейфа, которые объединяют взаимосвязанные запреты на удаление, поисковые запросы и файлы экспорта. Дела не ограничивают объем контента для поиска: вы можете искать по всем данным, к которым у вас есть доступ.
- Если дело, в котором вы хотите выполнить поиск, уже создано, нажмите на него, чтобы открыть. В противном случае создайте его.
- Нажмите Создать папку.
- Введите название и, при необходимости, описание папки.
- Нажмите Создать.
Откроется вкладка Поиск.
- Выберите сервис Диск.
- Укажите источник данных для поиска:
- Все данные. Поиск по всем сообщениям в организации.
- Данные с запретом на удаление. Поиск только по сообщениям, в отношении которых действует запрет на удаление.
- Укажите, данные каких субъектов необходимо искать:
- Выбранные аккаунты. Укажите до 5000 адресов электронной почты.
- Организационное подразделение. Поиск выполняется по всем аккаунтам в организационном подразделении. Выберите нужное организационное подразделение в открывшемся диалоговом окне.
Если выбрать организационное подразделение с дочерними структурами, поиск будет выполнен также и в их аккаунтах. В общей сложности во всех подразделениях должно быть не более 5000 пользователей.
- Общие диски. Выполняйте поиск по одному или нескольким общим дискам.
Выберите общие диски и нажмите Добавить. Если у вас много общих дисков и список разбит на страницы, при переходе между страницами выбор будет сохранен. Если вы установите флажок Выбрать все в верхней части списка, будут выбраны общие диски только на текущей странице. В списке можно искать общие диски по названию или по адресу электронной почты участника.
- Чтобы отфильтровать список по адресу электронной почты участника:
- Нажмите Найти по электронной почте участника.
- Укажите один или несколько аккаунтов.
- Нажмите Найти.
- Если в вашей организации меньше 1000 общих дисков, вы можете отфильтровать список по названию общего диска следующим образом:
- Нажмите Фильтровать по имени и введите буквы в названии общего диска. Например, при вводе
пр
будут показы общие диски с названиями "Проекты отдела продаж", "Проекты отдела маркетинга" и "Управление продуктами", но не "Переводы".При добавлении букв список с разбивкой на страницы автоматически обновляется.
-
Установите нужные флажкинажмите клавишу Ввод.
- Нажмите Фильтровать по имени и введите буквы в названии общего диска. Например, при вводе
- Если в вашей организации больше 1000 общих дисков, вы можете найти общий диск по названию следующим образом:
- Нажмите Поиск по названиям общих дисков.
- Введите одно или несколько слов в названии общего диска. Примечание. Слова нужно указывать точно и полностью. Например, при запросе
проект, маркетинга
будут найдены общие диски с названиями "Проект отдела маркетинга, 4 квартал 2022 года" и "Проект для маркетинга", но не будет найден общий диск "Проекты отдела маркетинга", потому что в слове "проект" нет окончания "ы". Аналогичным образом, при запросема
не будет найден ни один из этих общих дисков, потому что это только часть слова. - Нажмите Найти.
- Чтобы отфильтровать список по адресу электронной почты участника:
- Сайты. Поиск сайтов по URL-адресу.
- В открывшемся диалоговом окне введите через запятую один или несколько URL опубликованных сайтов. Используйте формат sites.google.com/domen/imya-sayta. Примечание. Поиск по URL страницы не поддерживается – необходимо указать URL сайта. Поиск по URL недоступен для сайтов, доступ к которым предоставлен внешними организациями.
- Нажмите Найти.
- Выберите из списка сайты, которые нужно включить в поиск, и нажмите Добавить.
- При поиске в аккаунтах или организационном подразделении можно использовать параметр "Включить файлы с общих дисков" , чтобы поиск выполнялся также по файлам на общих дисках.
- При необходимости выберите часовой пояс.
- Если нужно, укажите диапазон дат изменения.
- Если указать только начальную дату, в результатах поиска будут показаны объекты, измененные начиная с выбранного дня.
- Если указать только конечную дату, будут возвращены объекты, измененные до выбранного дня включительно.
- При необходимости введите одно или несколько ключевых слов в поле Условия.
- В качестве поискового запроса вы можете указать через пробел слова, которые должны присутствовать в содержимом, названии или метаданных. Например,
проект задачи
. - Поисковые фразы следует заключать в кавычки. Например,
"задачи проекта"
. - Для поиска по аккаунту, по пользователям, получившим или отправившим объект, по названию объекта, его типу и дате изменения используйте операторы поиска.
Длина поискового запроса не должна превышать 2000 символов.
- В качестве поискового запроса вы можете указать через пробел слова, которые должны присутствовать в содержимом, названии или метаданных. Например,
- Если нужно найти версии файлов, созданные в Google Документах, Таблицах, Презентациях, Сайтах и Рисунках в определенный день, укажите дату версии. Подробнее о поиске по истории изменений документа…
- Если нужно найти или исключить из результатов поиска только те файлы, для которых использовано шифрование на стороне клиента, нажмите Расширенный поиск и выберите нужные типы файлов. По умолчанию поиск осуществляется по всем файлам. Примечание. Это можно сделать только в том случае, если включена функция шифрования Google Workspace на стороне клиента.
- Выберите нужное действие:
- Поиск. Будет выполнен поиск и показан список результатов, отвечающих заданным критериям.
- Экспорт. Этап предварительного просмотра результатов будет пропущен, и сразу начнется их экспорт. Подробнее об экспорте данных из Сейфа…
- После завершения поиска или экспорта результатов можно выполнить перечисленные ниже действия.
- Чтобы изменить условия поиска, нажмите Развернуть.
- Чтобы открыть предпросмотр объекта, нажмите на него. Примечание. В списке результатов файлы, зашифрованные на стороне клиента, будут помечены значком .
- Чтобы экспортировать результаты поиска, нажмите Экспорт. Подробнее об экспорте данных из Сейфа…
- Чтобы сохранить поисковый запрос, нажмите Сохранить. Подробнее о сохраненных поисковых запросах…
- Чтобы очистить все поля и выполнить поиск заново, нажмите Очистить.
Как посмотреть результаты поиска
В результатах поиска можно посмотреть и скачать найденные объекты.
Вы можете просмотреть содержимое файлов формата Google (документы, таблицы, презентации, сайты и рисунки) и других распространенных типов, таких как PDF, DOCX и XLSX. Предпросмотр файлов ZIP, двоичных файлов, видео и зашифрованных файлов не поддерживается. В файлах Google не будут показаны комментарии, предложенные изменения и история изменений.
Примечание. Функция IMAGE
Google Таблиц может обращаться к изображению по URL, например "https://example.com/images/logo.jpg". При предварительном просмотре таблицы в Сейфе система получает изображение из его источника в режиме реального времени. Если изображения были загружены или вставлены в таблицу, Сейф сохраняет и показывает изображение, доступное на дату выполнения поиска.
- Чтобы просмотреть объект, нажмите на него в результатах поиска.
- Если тип файла поддерживается, он откроется в режиме предварительного просмотра.
- Если нет, появится сообщение об ошибке, но объект все равно можно будет скачать.
- Чтобы скачать объект, нажмите на значок "Ещё" Скачать.
Google, Google Workspace, а также другие связанные знаки и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.