Como parte do plano de governança das informações da organização, você pode controlar o tempo de retenção das mensagens no Grupos. Use regras de retenção para definir por quanto tempo as mensagens serão mantidas e quando elas devem ser excluídas, se necessário.
Para manter os dados que correspondem às condições específicas por um período definido, crie uma regra de retenção personalizada. Para manter os dados de serviço de todas as contas licenciadas por um período definido, crie uma regra de retenção padrão.
- Informações importantes sobre o Grupos e a retenção
- Definir uma regra de retenção personalizada para o Grupos
- Definir a regra de retenção padrão para o Grupos
Informações importantes sobre o Grupos e a retenção
Para definir as regras de retenção, recomendamos que você leia sobre o funcionamento da retenção e as mensagens do Grupos do Google compatíveis com o Vault.
AVISO: quando uma regra de retenção é configurada incorretamente, o Grupos pode limpar as mensagens de modo imediato e irreversível. Tenha cuidado ao criar ou mudar regras de retenção. Recomendamos que você teste as regras novas com algumas contas antes de aplicá-las a toda a organização.
Dados que podem ser retidos
Dados retidos:
- Mensagens e anexos em grupos enviados quando o histórico de conversas está ativado
Dados não retidos:
- Mensagens em grupos enviadas quando o histórico de conversas está desativado
- Mensagens aguardando aprovação em grupos moderados
- Arquivos vinculados
- Mensagens em grupos excluídos
Quando um grupo é excluído, as mensagens que ele contém também são removidas. As mensagens nos grupos são excluídas mesmo quando o grupo excluído está sujeito a uma guarda de documentos ou regra de retenção. No entanto, as mensagens no Gmail que as contas recebem devido à inscrição em um grupo não são excluídas e estão sujeitas às regras de retenção e às guardas de documentos do Gmail.
Definir uma regra de retenção personalizada para o Grupos
- Faça login em vault.google.com.
- Clique em Retenção
Regras personalizadas
- Como serviço, selecione Grupos e clique em Continuar.
- Escolha para quais grupos a regra é válida:
- Grupos específicos: digite os endereços de e-mail de um ou mais grupos.
- Todos os grupos: aplique a regra a todos os grupos da organização.
- Clique em Continuar.
- (Opcional) Escolha as condições necessárias para as mensagens serem cobertas por essa regra:
- Digite os valores de Data do envio. Se você especificar apenas a data de início, a regra será aplicada a todas as mensagens recebidas após essa data. Se você especificar apenas a data de término, a regra será aplicada a todas as mensagens recebidas antes dessa data.
- Digite os termos que precisam estar presentes nas mensagens. É possível usar todos os operadores de pesquisa compatíveis, exceto os caracteres curinga (*).
- Escolha por quanto tempo as mensagens serão mantidas:
- Para reter de modo permanente as mensagens cobertas por essa regra, escolha Indefinidamente.
- Para descartar as mensagens após um período definido, escolha Período de retenção e digite o número de dias, de 1 a 36.500.
- Se você definir um período de retenção, escolha o que fazer com as mensagens após o término desse período:
- Para limpar apenas as mensagens que já foram excluídas, escolha a primeira opção.
- Para limpar todas as mensagens, inclusive as que não foram excluídas, escolha a segunda opção.
Aviso: quando você envia uma regra nova, o Vault permite que o Grupos limpe imediatamente as mensagens que excedem o período de retenção. Entre os dados eliminados, podem existir alguns que os usuários queiram manter. Só passe para a próxima etapa após confirmar que a regra foi configurada corretamente. - Clique em Criar. Se você definir um período de retenção, marque a caixa de confirmação e clique em Aceitar.
Regras personalizadasDefinir a regra de retenção padrão para o Grupos
A regra de retenção padrão é válida para as mensagens no Grupos que não são cobertas por regras personalizadas ou guardas de documentos.
- Faça login em vault.google.com.
- Clique em Retenção. A lista de regras padrão é aberta.
- Clique em Grupos
.
- Escolha por quanto tempo as mensagens serão mantidas:
- Para reter de modo permanente as mensagens cobertas por essa regra, selecione Indefinidamente.
- Para descartar as mensagens após um período definido, escolha Período de retenção e digite o número de dias, de 1 a 36.500.
- Se você definir um período de retenção, escolha o que fazer com as mensagens após o término desse período:
- Para limpar apenas as mensagens que já foram excluídas, escolha a primeira opção.
- Para limpar todas as mensagens, inclusive as que não foram excluídas, escolha a segunda opção.
Aviso: quando você envia uma regra nova, o Vault permite que o Grupos limpe imediatamente as mensagens que excedem o período de retenção. Entre os dados eliminados, podem existir alguns que os usuários queiram manter. Só passe para a próxima etapa após confirmar que a regra foi configurada corretamente. - Clique em Salvar. Confirme no Vault que você compreende os efeitos da regra. Marque as caixas e clique em Aceitar para salvar a regra.