En esta página
- Crear una unidad compartida para cada proyecto o equipo
- Compartir contenido de forma responsable
- Gestionar miembros con grupos
- Utilizar estándares de nomenclatura en unidades compartidas
- Ver solo las unidades compartidas que quieras
- Cambiar el tema de una unidad compartida
- Hacer búsquedas por autor en una unidad compartida
Crear una unidad compartida para cada proyecto o equipo
Da a cada unidad compartida un objetivo claro. Si los archivos son para distintos proyectos o corresponden a diferentes equipos, crea varias unidades compartidas. Este método también te permite definir el acceso de los miembros según esta finalidad. Por ejemplo:
- Si la unidad compartida es un espacio activo de colaboración, dales acceso de gestor de contenidos o de colaborador para que puedan modificar el contenido.
- Si la unidad compartida es un repositorio de un proyecto o contenido final completado, dales acceso de comentador o lector; de este modo, no podrán modificar el contenido. También es posible que quieras cambiar el nombre de la unidad compartida para indicar su estado, por ejemplo, [Archivo] o [Referencia].
Si no hay desacuerdo sobre la organización, es posible que haya demasiados proyectos y equipos que utilicen la unidad compartida. Puedes reorganizar la unidad compartida en 2 o 3 unidades nuevas:
- Una unidad compartida que solo incluya el contenido "compartido" y que represente un equipo de proyecto multifuncional
- Una unidad compartida (o varias) que incluya el contenido específico de cada equipo funcional
Más información en el Centro de Ayuda de Google Drive
Compartir contenido de forma responsable
En el caso de las personas o los grupos que necesiten acceder a todos los archivos y carpetas de una unidad compartida, añádelos como miembros con el nivel de acceso adecuado. Si es posible, dales acceso de administrador o de gestor de contenidos para que no se limite el modo en que pueden colaborar en la unidad compartida.
- Ayuda a los colaboradores en Google Drive para ordenadores: si tus colaboradores usan Drive para ordenadores para acceder a archivos que no son de Google (como un PDF de Adobe o un archivo de Microsoft Office), dales acceso de gestor de contenido.
Nota: Los miembros con acceso de colaborador pueden hacer cambios sin conexión desde sus ordenadores y, después, subir sus versiones modificadas sin Drive para ordenadores. Consulta el artículo sobre cómo ver los cambios en archivos y carpetas de Drive.
- Usa unidades compartidas independientes para controlar el acceso: en algunos casos, es posible que quieras tener más de una unidad compartida para el mismo proyecto si tienes distintos grupos de colaboradores con necesidades de acceso diferentes. Por ejemplo, si trabajas en un proyecto con una agencia externa. Crea una unidad compartida para los miembros del equipo interno y otra diferente para los colaboradores internos y externos. De este modo, evitarás que los miembros externos tengan acceso al contenido que es exclusivamente de uso interno.
- Compartir archivos con acceso limitado: si alguien necesita acceder solo a un archivo o una carpeta concretos de una unidad compartida, puedes compartir solo ese elemento en lugar de convertirlo en miembro. Ahora los administradores pueden compartir carpetas en unidades compartidas
Añadir un miembro y definir su nivel de acceso
Requiere acceso de administrador
- Ve a drive.google.com en un ordenador.
- En la columna de la izquierda, haz clic en Unidades compartidas y, luego, haz doble clic en una de ellas.
- Arriba, haz clic en Gestionar miembros.
- Añade nombres, direcciones de correo electrónico o un grupo de Google.
- De manera predeterminada, los miembros nuevos serán gestores de contenido. Pueden subir, editar, mover o eliminar todos los archivos.
- Si quieres cambiar el rol de un nuevo miembro, selecciona el correspondiente en el menú desplegable.
- Si quieres avisar a los nuevos miembros de que tienen acceso, haz clic en Notificar a los usuarios.
- Haz clic en Enviar.
Compartir un archivo
- Selecciona el archivo que quieras compartir.
- Haz clic en Compartir o en el icono de Compartir
.
- Introduce la dirección de correo o el grupo de Google con los que quieras compartir el archivo.
- Para decidir el rol que tendrán los usuarios en el archivo, selecciona Lector, Comentador o Editor.
- Si tu cuenta cumple los requisitos, puedes añadir una fecha de caducidad al acceso.
- Decide si quieres notificar a los usuarios.
- Si quieres avisarles de que les has compartido un elemento, marca la casilla junto a Notificar a los usuarios. Si quieres que reciban una notificación, todas las direcciones de correo que introduzcas se incluirán en el correo.
- Si no quieres notificar a los usuarios, desmarca la casilla.
- Haz clic en Enviar o en Compartir.
.
Gestionar miembros con grupos
Los grupos pueden simplificar la gestión de la pertenencia a una unidad compartida porque, cuando alguien se añade a un grupo, se convierte en miembro de esa unidad compartida. Este enfoque tiene dos ventajas principales:
- Los nuevos miembros del grupo obtienen el mismo acceso a los archivos y las carpetas de las unidades compartidas que los miembros actuales del grupo. Ya no tendrás que preocuparte de si tienen acceso o no.
- Aumenta la capacidad de pertenencia a unidades compartidas. Si añades miembros de una unidad compartida de forma individual, solo podrás añadir a 600 usuarios. Con los grupos, puedes añadir hasta 100 grupos y hasta 50.000 personas.
Se necesita acceso de administrador para añadir miembros
- Abre Google Drive.
- A la izquierda, haz clic en Unidades compartidas.
- En la parte superior, haz clic en Nuevo
.
- Escribe un nombre descriptivo y haz clic en Crear.
- Arriba, haz clic en el nombre de la unidad compartida
Gestionar miembros.
- Añade el nombre del grupo de Google y elige un permiso para todos los miembros.
- Para avisar a los usuarios, haz clic en Enviar. O bien, desmarca Notificar y haz clic en Compartir.
Usar estándares de nomenclatura en unidades compartidas
Para ayudar a los usuarios a encontrar unidades compartidas y evitar conflictos de nomenclatura en ellas, acuerda con las convenciones de nomenclatura de toda la organización. Por ejemplo:
- Tu empresa tiene divisiones de ventas en diferentes regiones y creas una unidad compartida para cada región de ventas. Para diferenciar las unidades compartidas, añade un prefijo a la región o a la abreviatura de la región.
- Puedes indicar un estado añadiendo un prefijo, como [Archivado] a un proyecto que ya no esté activo, o [En curso] a un proyecto que esté activo.
- Para distinguir las unidades compartidas que se comparten de forma externa o interna, añade los prefijos [Externo] o [Interno].
Crear una unidad compartida y asignarle un nombre
- En un ordenador, ve a drive.google.com.
- A la izquierda, haz clic en Unidades compartidas.
- Arriba a la izquierda, haz clic en Nuevo.
- Asigna un nombre a la unidad compartida.
- Haz clic en Crear.
Ver solo las unidades compartidas que quieras
El número de unidades compartidas de las que eres miembro puede ir aumentando con el paso del tiempo; por eso, tienes la opción de ocultar unidades para no mostrar aquellas que formen parte de proyectos ya finalizados o para dar prioridad a otras unidades. Si ocultas una unidad compartida, seguirás teniendo acceso a ella y tus permisos no cambiarán. Además, podrás volver a mostrarla en cualquier momento.
Ejemplos
- Eres miembro de una unidad compartida que se creó para un proyecto, pero ya ha finalizado y no te hace falta seguir viéndola.
- Eres miembro de muchas unidades compartidas, pero solo utilizas algunas de ellas y quieres que te sea más fácil encontrarlas.
- Eres miembro de una unidad compartida, pero su contenido no guarda relación con tu trabajo.
- Has ocultado una unidad compartida que no necesitabas, pero quieres poder verla de nuevo.
- Quieres buscar contenido en una unidad compartida que has ocultado.
Ocultar una unidad compartida
- En un ordenador, ve a drive.google.com.
- A la izquierda, haz clic en Unidades compartidas.
- Haz clic con el botón derecho en la unidad compartida que quieras ocultar y, luego, haz clic en Ocultar.
Para seleccionar más de una unidad compartida, mantén pulsadas las teclas Comando (Mac) o Ctrl (Windows) mientras haces clic.
Mostrar una unidad compartida
- En un ordenador, ve a drive.google.com.
- A la izquierda, haz clic en Unidades compartidas.
- Arriba a la derecha, haz clic en Unidades compartidas ocultas.
- Haz clic con el botón derecho en la unidad que quieres mostrar y, luego, haz clic en Mostrar.
Para seleccionar más de una unidad compartida, mantén pulsadas las teclas Comando (Mac) o Ctrl (Windows) mientras haces clic.
Nota: Para impedir que grupos grandes de miembros vean contenido que no les interesa de unidades compartidas, estas unidades se ocultan automáticamente a los miembros que se añadan una vez sobrepasada una determinada cantidad de usuarios. Este límite puede alcanzarse de dos formas:
- Si una unidad compartida se comparte directamente con un grupo que tiene más de 1000 miembros. Por ejemplo, si una unidad compartida se comparte con un grupo de 1200 usuarios, la unidad compartida estará oculta de forma predeterminada para 200 de ellos.
- Si una unidad compartida se comparte de manera indirecta con más de 2500 personas. Por ejemplo, si la unidad compartida se comparte con seis grupos de 500 miembros cada uno, lo que suele ocurrir es que los primeros 2500 usuarios añadidos (incluidos en los cinco primeros grupos de 500 personas) pueden ver la unidad compartida; sin embargo, está oculta para el último grupo de 500 usuarios, ya que se han añadido una vez superado el límite de 2500.
Límite de grupos en unidades compartidas
Hay un máximo de 100 grupos que se pueden añadir como miembros de una unidad compartida determinada. Un archivo concreto de una unidad compartida se puede compartir directamente con un máximo de 100 grupos.
Cambiar el tema de una unidad compartida
- Abre Google Drive y, en Unidades compartidas, haz clic en una unidad compartida.
- Arriba, junto al nombre de la unidad compartida, haz clic en la flecha hacia abajo
- Haz clic en la imagen del tema que quieras utilizar, o bien desplázate hasta otra ubicación y selecciona una imagen personalizada.
Las imágenes personalizadas deben tener un tamaño mínimo de 1280x144 píxeles.
- Haz clic en Seleccionar.
Hacer búsquedas por autor en una unidad compartida
Por lo tanto, si buscas un archivo que no hayas creado tú en una unidad compartida con muchos usuarios, hacer una búsqueda por miembro puede llevarte mucho tiempo. Sin embargo, si sabes quién creó el archivo, puedes hacer una búsqueda por autor para encontrarlo fácilmente.
- En el cuadro de búsqueda de la unidad compartida, introduce creator: seguido de la dirección de correo electrónico del miembro de tu organización que creó el archivo. Por ejemplo: creator:tucompañero@organización.com.
- (Opcional) Para acotar los resultados, puedes añadir más términos al cuadro de búsqueda, o bien hacer clic en la flecha hacia abajo
e incluir operadores de búsqueda adicionales.
- Pulsa Intro.
Google, Google Workspace, así como las marcas y los logotipos relacionados, son marcas de Google LLC. Todos los demás nombres de empresas y productos son marcas de las empresas con las que están asociadas.