共有ドライブのベスト プラクティスとヒント

共有ドライブ内のすべてのファイルとフォルダにアクセスする必要があるユーザーまたはグループについては、適切なアクセスレベルを持つメンバーとして追加します。可能であれば、共有ドライブでの共同編集が制限されないように、そのようなユーザーやグループには管理者または コンテンツ管理者のアクセスレベルを設定します。

• パソコン版 Google ドライブを使用している共同編集者のサポート - 共同編集者がパソコン版ドライブを使用して Google 以外のファイル（Adobe PDF ファイル、Microsoft Office ファイルなど）にアクセスする場合は、共同編集者にコンテンツ管理者のアクセス権限を付与します。

  注: 投稿者のアクセス権限があるメンバーは、パソコン上でオフライン編集を行い、更新したファイルをパソコン版ドライブを使用せずにアップロードすることができます。ドライブのファイルやフォルダの変更を表示するをご覧ください。

• 別の共有ドライブを使用してアクセスを制御する - アクセスのニーズが異なる共同編集者のグループがある場合は、同じプロジェクトに複数の共有ドライブが必要になることがあります。たとえば、外部の代理店とプロジェクトに取り組む場合です。社内のチームメンバー用の共有ドライブとは別に、社内外の協力者用に共有ドライブを作成します。これにより、外部メンバーが社内専用のコンテンツにアクセスできないようにすることができます。
• アクセスを制限してファイルを共有する - 共有ドライブ内の一部のファイルやフォルダにのみアクセスする必要がある相手については、メンバーにするのではなく必要なファイルやフォルダのみを共有します。共有ドライブ内のフォルダを共有できるのは、そのドライブの管理者に限られます。

 

 

グループでメンバーシップを管理する

グループを使うと共有ドライブのメンバーシップを管理しやすくなります。メンバーをグループに追加すると、そのメンバーはグループがメンバーとなっている共有ドライブのメンバーになるためです。このアプローチには次の 2 つのメリットがあります。

• 新しいグループ メンバーには既存のグループ メンバーと同じ共有ドライブ内のファイルとフォルダへのアクセス権が付与されるので、アクセス権の有無を心配する必要はありません。
• 共有ドライブのメンバーシップ数が増えます。共有ドライブのメンバーを個別に追加する場合は、600 人までしか追加できません。グループを使用すると、最大 100 個のグループで 50,000 人まで追加できます。

 

 

共有ドライブで命名規則を使用する

 

 

共有ドライブのテーマを変更する

 

 

共有ドライブ内のファイルをオーナーで検索する

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