Completa esta lista de comprobación para dominar el almacenamiento en la nube y la colaboración
- Gestionar tus archivos de Drive y de los editores de Documentos
- Prácticas recomendadas a la hora de compartir
- Colaborar en archivos con un equipo
Gestionar tus archivos de Drive y de los editores de Documentos
En Drive puedes almacenar cualquier archivo, como imágenes, dibujos o vídeos. Además, basta con que subas un archivo a Drive en un dispositivo para que esté disponible automáticamente en todos tus demás dispositivos. Hay tres formas de subir archivos a Drive.
Subir archivos a Drive en la Web
Si usas un ordenador, puedes subir archivos a carpetas privadas o compartidas desde drive.google.com o desde el propio ordenador.
- En un ordenador, ve a drive.google.com.
- Arriba a la izquierda, haz clic en Nuevo
Subir archivo o Subir carpeta.
- Elige el archivo o la carpeta que quieras subir.
Subir archivo o Subir carpeta.Subir archivos desde dispositivos móviles
- En función de tu dispositivo, elige una de estas opciones:
- Teléfono o tablet Android: toca Google Play
.
- Dispositivos iOS: toca App Store
.
- Teléfono o tablet Android: toca Google Play
- Busca e instala la aplicación Drive.
- Abre la aplicación que contiene el archivo que quieres subir, toca Compartir y, a continuación, toca Drive.
.(Avanzado) Subir archivos a Drive desde tu ordenador
Si quieres subir archivos desde tu ordenador, instala y utiliza Google Drive para ordenadores.
Nota: Drive para ordenadores solo está disponible si tu administrador lo ha activado en tu organización o en tu equipo.
Puedes ahorrarte tener que crear archivos desde las páginas principales de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones o Formularios de Google si usas URLs de acceso directo.
En el navegador, introduce una de estas URL:
- docs.new
- sheets.new
- slides.new
- forms.new
Se abrirá un archivo en blanco y podrás comenzar a editarlo directamente.
Se abrirá un archivo en blanco y podrás empezar a añadir tu contenido.
Destacar archivos y carpetas importantes
- Haz clic con el botón derecho en un archivo o una carpeta.
- Selecciona Organizar
Añadir a Destacados.
- (Opcional) En la barra lateral izquierda, haz clic en Destacados para ver todos tus archivos y carpetas destacados.
Aplicar un código de color a una carpeta de Drive
Organiza tu unidad de Drive visualmente con carpetas de colores.
- Haz clic con el botón derecho en la carpeta que quieres cambiar.
- Haz clic en Cambiar color y elige el color que quieras.
Antes es posible que conservaras muchos borradores de tus archivos por si necesitabas consultarlos o recuperar una versión anterior. Drive guarda todos tus borradores en un único archivo, por lo que puedes ver o recuperar versiones anteriores fácilmente.
Ver o recuperar versiones anteriores de archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google
- En Drive, abre tu archivo.
- Haz clic en Archivo
- Haz clic en una marca de tiempo para ver una versión anterior del archivo. Debajo de la marca de tiempo, verás:
- Los nombres de las personas que editaron el documento.
- Un color junto al nombre de cada persona. Los cambios que haya realizado aparecerán en ese color.
- (Opcional) Para recuperar la versión que estás viendo, haz clic en Restaurar esta versión.
Subir a Drive una versión nueva de un archivo cuyo formato no es de Google
En el caso de los archivos que no sean de Google, como los PDFs, puedes subir nuevas versiones a Drive desde tu ordenador:
- En un ordenador, ve a drive.google.com.
- Haz clic en el archivo que quieras sustituir.
- Arriba a la derecha, haz clic en Más
Gestionar versiones
Gestionar versiones Puedes seguir trabajando en Drive aunque te quedes sin conexión a Internet. Configura el acceso sin conexión para ver y editar tus archivos en el momento que quieras. Puedes trabajar sin conexión en los siguientes productos:
- Documentos de Google
- Hojas de cálculo de Google
- Presentaciones de Google
Configura el acceso sin conexión a Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones.
Solo navegadores Chrome y Microsoft Edge
- Instala la extensión Documentos de Google sin conexión.
- En Drive, haz clic en Configuración
- En la sección Sin conexión, marca la casilla Crea archivos y abre y edita tus archivos recientes de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google en este dispositivo sin conexión.
- Haz clic en Listo.
- Haz clic con el botón derecho en un archivo y activa Disponible sin conexión.
Adjuntar archivos de Drive a un correo
Enviar un archivo adjunto de Google Drive
- Abre Gmail en el ordenador.
- Arriba a la izquierda, haz clic en Redactar.
- En la parte inferior del mensaje, haz clic en Insertar archivos con Drive
.
- Selecciona los archivos que quieras adjuntar.
- En la parte inferior de la página, elige cómo quieres enviar el archivo:
- Enlace de Drive: sirve para cualquier archivo almacenado en Drive, incluidos los que hayas creado con Documentos, Hojas de Cálculo, Presentaciones o Formularios de Google.
- Archivo adjunto: solo sirve para los archivos que no se hayan creado con Documentos, Hojas de Cálculo, Presentaciones ni Formularios de Google.
- Haz clic en Insertar.
Adjuntar archivos de Drive en eventos de Calendar
- Abre Google Calendar en un ordenador.
- Crea un evento o edita uno que ya tengas.
- Si creas un evento nuevo, haz clic en Más opciones.
- En la parte inferior del cuadro de descripción, haz clic en Añadir archivo adjunto
.
- Elige un archivo de tu Google Drive. Para adjuntar un archivo desde el ordenador, haz clic en Subir.
- Cuando termines, haz clic en Seleccionar o en Subir.
.Nota: Si tu administrador no permite compartir archivos de Google Drive con personas ajenas a tu organización, puedes enviar archivos adjuntos de Gmail a los invitados externos.
Solo puedes usar esta función si tu organización la tiene habilitada. Si necesitas ayuda, ponte en contacto con el administrador.
Puedes usar Gemini para Google Workspace cuando el idioma de tu cuenta de Google esté definido en un dialecto del inglés. Además, algunas funciones están disponibles en español y portugués. Más información sobre los idiomas disponibles
- Ve a drive.google.com en un ordenador.
- Arriba a la derecha, haz clic en Preguntar a Gemini
.
- En el panel lateral, crea tu propia petición seleccionando el título del documento "@título del documento" en la petición.
- Ejemplo: "Resume los puntos clave de 'Notas de la reunión del @equipo de Ventas'.
- Pulsa Intro.
- Gemini mostrará el resumen de tu archivo o documento.
Después de recibir una respuesta, puedes hacer lo siguiente:
- Mostrar un resumen completo del contenido sugerido: haz clic en Ver más
.
- Ver qué archivos y documentos se han utilizado para generar la respuesta: haz clic en Fuentes.
- Generar otro texto: haz clic en Reintentar
.
.Prácticas recomendadas a la hora de compartir
Compartir archivos o carpetas con determinadas personas y definir niveles de acceso
- Selecciona el archivo que quieras compartir.
- Haz clic en Compartir o en el icono de Compartir
.
- Introduce la dirección de correo o el grupo de Google con los que quieras compartir el archivo.
- Para decidir el rol que tendrán los usuarios en el archivo, selecciona Lector, Comentador o Editor.
- Si tu cuenta cumple los requisitos, puedes añadir una fecha de caducidad al acceso.
- Decide si quieres notificar a los usuarios.
- Si quieres avisarles de que les has compartido un elemento, marca la casilla junto a Notificar a los usuarios. Si quieres que reciban una notificación, todas las direcciones de correo que introduzcas se incluirán en el correo.
- Si no quieres notificar a los usuarios, desmarca la casilla.
- Haz clic en Enviar o en Compartir.
.- Abre un archivo en Google Drive.
- Haz clic en Compartir.
- Busca el usuario y, junto al nombre del usuario, haz clic en la flecha hacia abajo
- Para aceptar la fecha de vencimiento de 30 días, haz clic en Enviar.
- Si quieres cambiar la fecha de vencimiento predeterminada, en El acceso caduca el, haz clic en Editar
y selecciona una fecha de vencimiento en el calendario.
- (Opcional) Para quitar la caducidad, haz clic en Quitar la caducidad.
- Haz clic en Listo
Puedes elegir si el archivo debe estar disponible para todo el mundo o solo para los usuarios con acceso. Si permites el acceso a cualquiera que tenga el enlace, todos podrán acceder a la carpeta.
- Selecciona el archivo que quieras compartir.
- Haz clic en Compartir o en el icono de Compartir
- En "Acceso general", haz clic en la flecha hacia abajo
.
- Elige quién puede acceder al archivo.
- Para decidir el rol que tendrán los usuarios en el archivo, selecciona Lector, Comentador o Editor.
- Haz clic en Hecho.
Las unidades compartidas son espacios compartidos donde los equipos pueden guardar sus archivos, buscarlos y acceder a ellos fácilmente desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo. A diferencia de los archivos de Mi unidad, los de una unidad compartida pertenecen al equipo y no a un usuario concreto. Incluso si algún miembro deja la unidad, los archivos permanecen en el mismo lugar para que el resto del equipo pueda seguir compartiendo información y trabajando igual que antes.
Estos son algunos de los usos más habituales de las unidades compartidas:
- Proyectos: casos en los que distintas personas van a colaborar en un mismo proyecto.
- Eventos: casos en los que distintas personas van a trabajar durante un periodo de tiempo determinado en un evento o en una entrega.
- Plantillas: para compartir archivos que se pueden copiar y reutilizar.
- Archivos de toda la organización: para compartir archivos a los que todos los usuarios necesitan acceder, como archivos de recursos de formación.
- Archivos sensibles: para almacenar archivos extremadamente sensibles a los que se quiere añadir un nivel extra de seguridad para limitar el acceso.
Colaborar en archivos con un equipo
Si has compartido un archivo de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, podrán trabajar en él varias personas al mismo tiempo. Verás los cambios de los usuarios a medida que se vayan haciendo y todos se guardarán automáticamente.
Añadir un comentario
- Abre un documento, una hoja de cálculo, una presentación o un vídeo en el ordenador.
- Resalta el texto, las imágenes, las celdas, las diapositivas o las escenas que quieras comentar.
- Para añadir un comentario, haz clic en Añadir comentario
en la barra de herramientas.
- Escribe tu comentario.
- Haz clic en Comentar.
en la barra de herramientas.Más información en el Centro de Ayuda de editores de Documentos de Google
Asigna una tarea
Puedes utilizar los comentarios para asignar tareas con tu cuenta del trabajo o de tu centro educativo. Puedes asignar un comentario a un compañero de trabajo y, si alguien te asigna una tarea, puedes marcarla como completada.
Más información en el Centro de Ayuda de editores de Documentos de Google
Más información en el Centro de Ayuda de editores de Documentos de Google
Puedes enviar correos a los colaboradores directamente desde el cuadro Compartir cuando abras un archivo en Google Drive.
Nota: Esta función está disponible en cualquier producto de Google Workspace que use el botón Compartir, excepto en Google Forms y Sites.
- En Drive, abre tu archivo.
Si no has compartido el archivo anteriormente, consulta las prácticas recomendadas para compartir archivos. - Para enviar un correo a los colaboradores, haz clic en Compartir.
- En el cuadro Compartir que se abre, haz clic en el icono del Correo
e introduce un mensaje.
- Haz clic en Enviar.
Puedes proponer cambios directamente en documentos sin tener que editar el texto. Tus sugerencias no se aplicarán al documento hasta que uno de sus propietarios las apruebe. Para sugerir cambios, debes tener permiso para editar o comentar el documento.
En la esquina superior, comprueba que estás usando el modo Sugerencias, que también puede aparecer como  . |
|
| Para sugerir un cambio, solo tienes que empezar a escribir donde creas que se debe introducir en el documento. Tus sugerencias se mostrarán en un nuevo color y el texto que marques para eliminar o reemplazar aparecerá tachado (pero no se eliminará hasta que el propietario del documento apruebe la sugerencia). | |
|
El propietario del documento recibirá un correo electrónico con tus sugerencias. Si hace clic en alguna de las sugerencias, podrá Aceptarla |
.Más información en el Centro de Ayuda de editores de Documentos de Google
- Abre un documento, una hoja de cálculo o una presentación en tu ordenador.
- Arriba a la derecha, haz clic en Mostrar chat
. Esta función no está disponible si eres la única persona que está viendo el archivo.
- Nota: Si hay muchos colaboradores en el archivo, en la parte superior derecha, a la derecha de los avatares, aparecerá un círculo azul que muestra el número de colaboradores adicionales. Haz clic en el círculo azul
- Nota: Si hay muchos colaboradores en el archivo, en la parte superior derecha, a la derecha de los avatares, aparecerá un círculo azul que muestra el número de colaboradores adicionales. Haz clic en el círculo azul
- Escribe un mensaje en el cuadro del chat.
- Cuando termines, haz clic en Cerrar
en la esquina superior derecha de la ventana del chat.
en la esquina superior derecha de la ventana del chat.Nota: En los chats de Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones de Google, se incluyen a todos los usuarios que estén viendo el archivo. Los chats no se guardan.
Más información en el Centro de Ayuda de editores de Documentos de Google
Ver quién ha comentado, editado, movido o compartido un archivo
- Ve a drive.google.com en un ordenador.
- A la izquierda, haz clic en Mi unidad.
- Arriba a la derecha, haz clic en Información
.
- Verás dos pestañas:
- Para consultar los cambios más recientes:
- Haz clic en Actividad.
- Desplázate hacia abajo por el lado derecho.
- Si quieres ver la actividad de un archivo o de una carpeta en concreto, haz clic en ellos.
- Para consultar los cambios más recientes:
.Ver o recuperar una versión anterior
- En Drive, abre tu archivo.
- Haz clic en Archivo
- Haz clic en una marca de tiempo para ver una versión anterior del archivo. Debajo de la marca de tiempo, verás:
- Los nombres de las personas que editaron el documento.
- Un color junto al nombre de cada persona. Los cambios que haya realizado aparecerán en ese color.
- (Opcional) Para recuperar la versión que estás viendo, haz clic en Restaurar esta versión.
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