Содержание
- Используйте шаблоны
- Добавьте цитаты
- Используйте визуальные материалы
- Вносите изменения на ходу
- Добавьте структуру для удобочитаемости
- Централизованно отслеживайте черновики
- Работайте над предложением вместе с коллегами в режиме реального времени
- Отслеживайте, кто вносит изменения в файл
- Укажите срок действия для конфиденциальных предложений
- Предоставляйте доступ к документам на сайте команды
Используйте шаблоны
Шаблоны в Документах помогут сэкономить время и избежать ошибок. Выберите один из готовых шаблонов или создайте собственный, а затем поделитесь им с коллегами – все изменения в нем будут синхронизироваться автоматически.
Как выбрать существующий шаблон
- На компьютере откройте Google Документы, Таблицы, Презентации, Формы или Сайты.
- Нажмите Галерея шаблонов в правом верхнем углу экрана.
- Выберите нужный шаблон.
- Откроется копия этого шаблона.
Примечание. Если рядом с названием шаблона написано "Дополнение", то для работы с ним, возможно, потребуется установить специальный инструмент. Подробнее о дополнениях…
Как создать собственный шаблон
Вы можете использовать эту функцию, только если она поддерживается в вашей организации. Если вам требуется помощь, обратитесь к администратору.- Выберите один из вариантов:
- Создайте новый документ, таблицу, презентацию, форму или сайт.
- Откройте существующий документ, таблицу, презентацию, форму или сайт и измените шаблон.
- Откройте Документы, Таблицы, Презентации, Формы или Сайты и в верхней части главного экрана выберите Галерея шаблонов
название вашей организации.
- Нажмите Отправить шаблон.
Важно! Вы не сможете отправить шаблон, если у вас нет разрешения менять его настройки доступа или они запрещают пользователям с правом на просмотр и комментирование скачивать файл. - Нажмите Выбрать документ и найдите созданный шаблон.
- Нажмите Открыть.
- Чтобы отправить копию файла вместо оригинала, установите флажок.
- Выберите категорию.
- Нажмите Отправить.
Чтобы найти созданный шаблон, перейдите в раздел Галерея шаблонов
выберите нужный шаблон.
выберите нужный шаблон.Как показать или скрыть галерею шаблонов
- Откройте Google Документы, Таблицы, Презентации, Формы или Сайты.
- В левом верхнем углу нажмите на значок меню
выберите Настройки.
- Установите или снимите флажок Отображать недавние шаблоны на главных экранах.
выберите Настройки.Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре редакторов Google Документов.
Добавьте цитаты
Нужно вставить в документ цитату? Добавляйте сноски и библиографические ссылки, не покидая документ.
Узнайте, как добавить цитаты и источники.
Используйте визуальные материалы
Готовите подробное коммерческое предложение? Добавьте иллюстрации, чтобы сделать его убедительней. Вам не придется использовать дополнительные приложения или закрывать файл: добавлять и редактировать изображения можно прямо в Документах.
Как добавить изображение
- Откройте файл в Google Документах или Презентациях на компьютере.
- Нажмите Вставка
Изображение.
- Укажите нужный источник.
- Загрузить с компьютера: вставьте изображение, которое хранится на вашем устройстве.
- Найти в Интернете: выполните поиск изображения в интернете.
- GIF и стикеры: вставьте GIF-файл или стикер.
- Добавить с Google Диска: вставьте изображение, которое хранится у вас на Google Диске.
- Добавить из Google Фото: используйте изображение из своей галереи Google Фото.
- Вставить URL: добавьте ссылку на изображение или GIF-файл.
- Нажмите Вставить или Открыть.
Изображение.Подробнее о том, как добавлять изображения в Таблицах…
Как обрезать изображение
Вы можете обрезать ненужные части изображения. Вот как это сделать:
- Откройте документ или презентацию в браузере на компьютере.
- Нажмите на изображение.
- Нажмите на значок кадрирования
.
- Чтобы изменить область кадрирования, перетащите границы изображения.
- Нажмите клавишу Ввод или вернитесь к редактированию документа.
.Как получать рекомендации об изображениях
- Откройте файл в Google Документах на компьютере.
- Нажмите на значок "Расширенный поиск"
в правом нижнем углу экрана.
- Используя строку в верхней части открывшейся панели, выполните поиск по документам, презентациям, изображениям, диаграммам или веб-страницам. Результаты будут разделены на указанные ниже категории.
- Интернет. Информация из Сети, связанная с содержанием документа.
- Картинки. Изображения из Сети, подходящие для документа.
- Диск. Файлы, сохраненные на вашем Google Диске.
- Выполните нужное действие:
- Чтобы добавить изображение или диаграмму, выберите нужный вариант и нажмите "Вставить" в верхней части страницы.
- Чтобы добавить сноску, наведите указатель мыши на результат поиска и нажмите на значок "Сослаться в нижнем колонтитуле"
.
- Чтобы добавить ссылку, наведите указатель мыши на результат поиска и нажмите на значок "Вставить ссылку"
.
в правом нижнем углу экрана.
.
.
Вносите изменения на ходу
Установите на смартфон или планшет приложение Документы, чтобы редактировать коммерческие предложения в любой момент – даже по пути в аэропорт или за несколько минут до встречи с клиентом. Изменения будут автоматически синхронизироваться со всеми устройствами, и вам всегда будет доступна актуальная версия файла. Более того, если вы торопитесь, воспользуйтесь функцией голосового ввода: продиктуйте нужный текст, и он будет добавлен в документ.
Узнайте, как пользоваться Google Документами на мобильных устройствах.
Добавьте структуру для удобочитаемости
Чтобы читателю было удобнее в общих чертах ознакомиться с вашим предложением, в сервисе Google Документы можно воспользоваться функцией автоматического создания структуры на основе заголовков документа. Чтобы ещё больше улучшить дизайн документа, настройте стили заголовков, добавьте маркированные списки и т. д. Читателю будет легко разобраться в содержании, и он сможет быстро перейти к нужному разделу.
Как автоматически создать структуру в Документах
- Чтобы временно скрыть расположенную слева панель "Структура документа", рядом с ее названием нажмите на значок Закрыть структуру документа
.
- Чтобы скрыть указанную панель полностью, в верхней части страницы нажмите Вид
Показать структуру.
.
Показать структуру.Примечание. Если рядом с пунктом "Показать структуру" есть галочка, значок структуры документа 
Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре редакторов Google Документов.
Централизованно отслеживайте черновики
Возможно, раньше вам приходилось хранить несколько черновиков документа на случай, если потребуется одна из его старых версий. На Диске все версии хранятся в одном файле, поэтому вы можете легко восстановить любую из них с помощью истории изменений. Не бойтесь радикальных правок: если вы передумаете, то всегда сможете вернуться к предыдущему варианту.
Как просматривать файлы Документов, Таблиц и Презентаций и восстанавливать их предыдущие версии
Примечание. Для просмотра истории версий необходим уровень доступа Владелец или Редактор.
- Откройте файл на Диске.
- Нажмите Файл
- Выберите время изменения, чтобы открыть предыдущую версию файла. Под временной отметкой показаны следующие сведения:
- имена пользователей, работавших над документом;
- квадратики напротив имен: каждому пользователю присваивается отдельный цвет, которым выделяются внесенные им правки.
- Чтобы сделать активной одну из предыдущих версий, выберите ее и нажмите Восстановить эту версию.
Примечание. Смотреть историю изменений может только владелец документа или пользователи, у которых есть права на редактирование.
Как загрузить на Диск новую версию файла
- Откройте сайт drive.google.com на компьютере.
- Нажмите на нужный файл.
- В правом верхнем углу нажмите на значок "Другие действия"
Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Диска.
Работайте над предложением вместе с коллегами в режиме реального времени
Создаете коммерческое предложение и хотите знать мнение коллег? Подготовьте черновик со всей необходимой информацией в Документах, а затем поделитесь файлом с остальными, чтобы они могли работать над ним одновременно с вами, а также оставлять комментарии в режиме реального времени.
Как предоставить доступ к файлу на Диске
В Google Диске:
- Выберите нужный файл.
- Выберите Настройки доступа или нажмите на значок добавления пользователей
.
- Введите адрес электронной почты нужного пользователя или название группы Google.
- Задайте уровень доступа, выбрав вариант Читатель, Комментатор или Редактор.
- Вы можете добавить срок действия совместного доступа, если у вашего аккаунта есть разрешение на это.
- Укажите, следует ли оповещать пользователей о том, что они получили доступ.
- Если вы хотите сообщить пользователям о том, что им предоставлен доступ, установите флажок "Уведомить пользователей". Все, кому вы отправите уведомления, увидят адреса электронной почты других получателей.
- Если вы не хотите никого оповещать, снимите этот флажок.
- Выберите Отправить или Открыть доступ.
.
Отслеживайте, кто вносит изменения в файл
Иногда необходимо быстро узнать, что изменилось в файле, над которым вы работаете совместно с коллегами. В Документах можно посмотреть, какие изменения были внесены, кем и когда. Если вам нужно вернуться к более ранней версии документа, воспользуйтесь историей изменений.
Как узнать, кто комментировал, изменял, перемещал файл или предоставлял к нему доступ
Вы можете посмотреть действия с файлами, находящимися в разделе "Мой диск" или на общем диске.
- Откройте сайт drive.google.com на компьютере.
- В левой части страницы выберите Мой диск.
- В правом верхнем углу экрана нажмите на значок информации
.
- Выберите нужный вариант.
- Чтобы посмотреть последние изменения:
- Перейдите на вкладку Действия.
- Прокрутите список, чтобы посмотреть все действия.
- Чтобы посмотреть действия с определенным файлом или папкой, нажмите на нужный объект.
- Чтобы посмотреть последние изменения:
.
Укажите срок действия для конфиденциальных предложений
Если вы отправляете коммерческие предложения внешним клиентам или агентствам, вам может потребоваться ограничить их доступ к документации после завершения проекта. Установите дату, после которой внешние партнеры не смогут просматривать файлы.
- Откройте файл на Google Диске, в Документах, Таблицах или Презентациях.
- Нажмите Настройки доступа
выберите пользователя, которому хотите предоставить временный доступ.
- Если доступ к файлу этому пользователю ещё не предоставлялся, добавьте адрес электронной почты пользователя и нажмите Отправить или Открыть доступ. В правом верхнем углу документа снова нажмите Настройки доступа.
- Рядом с именем пользователя нажмите на стрелку вниз
- В поле "Доступ будет закрыт" выберите дату. Обратите внимание, что от начальной до конечной даты действия доступа должно пройти не более года.
- Нажмите Сохранить.
Предоставляйте доступ к документам на сайте команды
Хотите поделиться черновиком коммерческого предложения с коллегами? Создайте ресурс для своей команды с помощью Сайтов и разместите на нем файлы. Сайт будет доступен когда и где угодно, с любых устройств. Изменения, внесенные в Документах, будут синхронизироваться с сайтом команды автоматически.
Подробная информация приведена в статье Начало работы с Google Сайтами.
Google, Google Workspace, а также другие связанные знаки и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.