Consejos para auxiliares administrativos

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• Gestionar las tareas de tu jefe
• Gestionar el equipo
• Consejos y trucos de Gmail
• Trabajar más rápido con combinaciones de teclas
• Escribe documentos en equipo

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Gestionar las tareas de tu jefe

Mantener el contacto a través de Google Chat

¿Tu jefe no está en la oficina y tienes que hablar con él urgentemente? Con Google Chat puedes chatear al instante desde cualquier dispositivo.

Consulta cómo empezar a utilizar Google Chat

Ocúpate de los contactos, el calendario y el correo electrónico de tu jefe

Tanto si asistes a otra persona como si estás sustituyendo a tu jefe una semana, puedes acceder y gestionar sus contactos, redactar y responder a mensajes de Gmail, u organizar y coordinar eventos de Calendar en su nombre.

Envía una agenda diaria a la bandeja de entrada de tu jefe

Ayuda a tu jefe a organizarse mostrándole cómo recibir una agenda diaria para revisarla a primera hora de la mañana. Mientras consulta sus correos electrónicos por la mañana, puede monitorizar fácilmente los próximos eventos y reuniones.

Gestionar el equipo

Organiza eventos, planes de viaje y otras actividades del equipo

¿Tienes que organizar planes de viaje o eventos de tus compañeros? Crea y envía una encuesta de Formularios para reunir información sobre vuelos y hoteles, o para elegir la fecha de un evento de forma que todos pueden asistir. Después, crea una lista de distribución de Grupos para compartir novedades importantes con los miembros del equipo que viajen o acudan juntos a él.

Envía archivos adjuntos sobre eventos para que todo el mundo esté preparado para las reuniones

Envía archivos importantes a tu jefe y a los miembros del equipo para que puedan prepararse antes de las reuniones. Al enviar una invitación de Calendar, puedes adjuntar documentos, hojas de cálculo, presentaciones, agendas y mucho más para que todos los miembros del equipo puedan aportar ideas. Adjunta una agenda, notas o diapositivas para que tu jefe y el resto del equipo se puedan poner al día antes de las reuniones. De este modo, todos los asistentes tendrán la posibilidad de consultar los archivos relevantes antes de una reunión para poder preparársela.

Supervisar las solicitudes de servicios

¿Buscas una forma eficaz de coordinar las solicitudes de servicios en las instalaciones? Usa Formularios para que los miembros del equipo puedan solicitar servicios como catering o mantenimiento. A continuación, inserta el formulario en un sitio web de Sites para que los empleados puedan acceder a las solicitudes de servicios desde cualquier ubicación o dispositivo. Cuando alguien envíe un formulario, registra las respuestas en Hojas de cálculo. Incluso puedes crear notificaciones por correo electrónico para que, cada vez que se registren nuevas respuestas, el equipo encargado de los servicios pueda ocuparse de las solicitudes cuanto antes.

Coordina las agendas y la disponibilidad con calendarios de equipo

En los equipos con muchos miembros, no es tarea fácil programar fechas que vayan bien a todo el mundo. Con Calendar, puedes superponer los calendarios de los miembros de tu equipo para saber cuándo están todos disponibles. También puedes crear distintos calendarios de equipo para llevar un registro de las reuniones, cursos de formación, vacaciones, etc. Una vez que sepas qué disponibilidad tienen los demás, será muy fácil programar eventos o reuniones de equipo.

Imprimir un calendario de Google

Imprime tu calendario de Google para monitorizar tu agenda a la antigua usanza. Elige un periodo, define fuentes, imprime detalles de eventos y más. Incluso puedes hacer impresiones a todo color para supervisar distintos tipos de eventos.

Haz un seguimiento de varias zonas horarias

Si trabajas con personas de otras partes del mundo, debes saber cuándo están disponibles. También debes asegurarte de que tus jefes y compañeros de trabajo no se pierden reuniones ni eventos importantes por la diferencia horaria cuando viajan. Si añades husos horarios a tu calendario de Calendar, sabrás rápidamente qué hora es en otros países.

Consejos y trucos de Gmail

Organizar automáticamente la bandeja de entrada con filtros

Crea filtros para eliminar, destacar o reenviar de forma automática tu correo, y aplicar etiquetas a mensajes entrantes importantes. Por ejemplo, puede que la bandeja de entrada de tu jefe esté llena de mensajes irrelevantes, como correos de aceptación o rechazo de invitaciones a eventos. Configura un filtro para que Gmail los archive automáticamente para mantener despejada la bandeja de entrada de tu jefe y que pueda centrarse en los mensajes más importantes.

Deshaz fácilmente el envío de mensajes

¿Has escrito mal una palabra en un correo? ¿Se te ha olvidado añadir un destinatario? ¿Al final prefieres no enviar ese mensaje? Habilita la función para deshacer envíos de Gmail y podrás recuperar un mensaje que acabas de enviar si no han pasado 30 segundos.

Ahorra tiempo con respuestas escritas de antemano

¿Escribes con frecuencia el mismo mensaje? ¿Necesitas una manera fácil de automatizar el envío de información importante, como indicaciones para llegar a tu oficina o instrucciones para instalar y utilizar un servicio de videollamada? Puedes guardar respuestas en plantillas de Gmail. Después, cuando envíes correos a nuevos clientes en nombre de tu jefe, podrás utilizar la misma plantilla para no tener que escribir lo mismo cada vez.

Di lo correcto con Gemini

Transmite tu mensaje de forma eficaz y con el tono adecuado. Gemini para Google Workspace puede crear borradores de correos para ayudarte a comunicarte con un jefe, un compañero difícil o alguien que necesite más aclaraciones.

Más información

Solo puedes usar esta función si tu organización la tiene habilitada. Si necesitas ayuda, ponte en contacto con el administrador.

Puedes usar Gemini para Google Workspace cuando el idioma de tu cuenta de Google esté definido en un dialecto del inglés. Además, algunas funciones están disponibles en español y portugués. Más información sobre los idiomas disponibles

Redactar un borrador nuevo con Gemini en Gmail

1. En tu ordenador, abre Gmail.
2. Arriba a la izquierda, haz clic en Redactar.
   • También puedes responder a una conversación de correo.
3. En la parte inferior izquierda de la ventana, haz clic en Ayúdame a escribir .
4. Introduce una petición. Por ejemplo:
   • "Una carta de agradecimiento para una entrevista de trabajo"
   • "Una invitación de cumpleaños para mi hijo de 5 años"
   • "Pedir a mi amigo/a que me recomiende restaurantes en Toronto"
5. Haz clic en Crear.
6. (Opcional) Después de generar el borrador, haz clic en:
   • Recrear: genera un borrador nuevo a partir de la petición. Una vez que haya creado una nueva versión del borrador, no podrás volver a la versión anterior.
   • Afina: revisa el texto del borrador.
     • Usar tono formal: hace que el borrador tenga un tono más formal.
     • Desarrollar: añade más detalles al borrador.
     • Acortar: acorta el borrador.
7. Si el borrador te parece correcto, haz clic en Insertar.

Notas:

• Para obtener mejores resultados, incluye lo siguiente:
  1. Destinatario
  2. Tema
  3. El tono que quieres expresar en tu petición

Por ejemplo: "Una disculpa para el profesor de mi hija por su falta de asistencia".

• Puede que tengas que intentarlo varias veces hasta que consigas un borrador que te guste. Para enviar otra petición, haz lo siguiente:
  1. En la parte superior derecha del borrador, toca Cerrar .
  2. Introduce una nueva petición.

Afinar un borrador con Gemini en Gmail

1. En tu ordenador, abre Gmail.
2. Arriba a la izquierda, haz clic en Redactar.
   • También puedes responder a una conversación de correo o abrir un borrador que ya tengas.
3. Escribe el mensaje.
4. En la parte inferior izquierda de la ventana, haz clic en Ayúdame a escribir (Labs) .
5. Elige una opción del menú:
   • Perfeccionar: mejora tu borrador.
   • Usar tono formal: hace que el borrador tenga un tono más formal.
   • Desarrollar: añade más detalles al borrador.
   • Acortar: acorta el borrador.
6. (Opcional) Después de pulir el borrador, haz clic en:
   • Volver a crear: genera un nuevo borrador. Una vez que haya creado una nueva versión del borrador, no podrás volver a la versión anterior.
   • Afinar: revisa el texto de nuevo.
7. Si el borrador te parece correcto, haz clic en Insertar.

Enviar una opinión sobre un borrador

Gemini para Google Workspace aprende constantemente y es posible que no pueda atender tu solicitud.

Si el borrador generado es impreciso o parece peligroso, puedes enviarnos tu opinión para hacérnoslo saber. Tu opinión puede ayudarnos a mejorar las funciones de Workspace asistidas por IA y otras iniciativas más amplias de Google en materia de IA.

1. Debajo del texto generado, haz clic en Buena sugerencia o Mala sugerencia .
2. Para enviarnos comentarios más detallados, haz clic en Danos más información.
   • Para enviar comentarios generales, haz clic en Comentarios .
3. Haz clic en Enviar.

Importante:

• Para enviar comentarios con capturas de pantalla, en la parte superior derecha de Gmail, haz clic en Ayuda y, luego, en Enviar comentarios a Google. Consulta más información sobre cómo enviar comentarios en Gmail.
• Para denunciar un problema legal, crea una solicitud.

 

 

Gestiona fácilmente varias firmas

¿Necesitas utilizar diferentes firmas en los correos electrónicos enviados a direcciones de la empresa o a direcciones externas a ella? Con Gmail, puedes usar plantillas para crear diferentes firmas. La próxima vez que redactes un correo electrónico, solo tendrás que elegir la plantilla de la firma que quieras utilizar.

Más información

Crear cada firma

1. Abre Gmail.
2. Arriba a la derecha, haz clic en Configuración   Ver todos los ajustes.
3. En la pestaña General, desplázate hasta Firma y haz clic en Crear.
4. Asigna un nombre a la firma y haz clic en Crear.
   Este nombre es el de la plantilla de la firma, no lo que aparece en la firma en sí.
5. En el cuadro de texto de la derecha, añade el texto de la firma.
6. Utiliza la barra de formato para dar color al texto y para incluir enlaces o imágenes.
7. En la parte inferior, haz clic en Guardar cambios.

Elegir la firma de un mensaje

Nota: Si quieres cambiar tu firma mientras escribes un mensaje de correo electrónico, haz clic en Insertar firma  en la parte inferior de la ventana.

Más información en el Centro de Ayuda de Gmail

 

 

Ahorrar tiempo respondiendo a correos

¿Quieres ahorrar tiempo respondiendo a correos cuando estás de viaje? Usa Respuesta inteligente en Gmail y recibe sugerencias para responder rápidamente a tus mensajes. Después de seleccionar una respuesta, puedes enviarla inmediatamente o editar el texto de la respuesta inteligente.

Más información

Activar Respuesta inteligente en Gmail

1. Ve a Gmail en un ordenador.
2. En la parte superior, hacer clic en Configuración Ver todos los ajustes.
3. En la pestaña General, ve a Respuesta inteligente y selecciona Activar Respuesta inteligente.
4. En la parte inferior, haz clic en Guardar cambios.

Más información en el Centro de Ayuda de Gmail

 

 

Añadir hiperenlaces en lugar de adjuntar archivos

Prueba a añadir un hiperenlace a una palabra o a una frase en el correo en lugar de adjuntar un archivo de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones. Aunque se reenvíe el correo, el enlace siempre permanecerá adjunto.

Más información

Añadir un hiperenlace en Gmail

1. Ve a Gmail en un ordenador.
2. Haz clic en Redactar y escribe un mensaje.
3. Resalta el texto que quieras enlazar y haz clic en Insertar enlace .
4. Introduzca la URL del archivo y haga clic en Aceptar.
5. Haz clic en Enviar.

 

 

Usar Gmail en una ventana junto a otras aplicaciones

Puedes utilizar servicios de Google, como Gmail y Calendar, en la misma ventana de tu ordenador o dispositivo móvil. Aumentar la productividad sin tener que cambiar de pestaña constantemente.

Más información

Cambiar de un servicio de Google a otro en una ventana

1. Ve a Gmail, Calendario, Chat, Drive o a un archivo de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.
2. En la parte inferior derecha, haz clic en Mostrar panel lateral .
3. A la derecha, elige el producto que quieras abrir:
   • Calendar : consulta tu agenda y añade o modifica eventos.
   • Keep : crea notas o listas.
   • Tasks : añade tareas y fechas límite.
   • Contactos : accede a tus contactos.
   • Voice : haz una llamada de Google Voice.
   • Maps : haz búsquedas en Google Maps.
4. Para cerrar el panel de aplicaciones, haz clic en Cerrar a la derecha.

Nota: Puedes descargar complementos desde Google Workspace para añadir más opciones al panel lateral.

Más información en el Centro de Ayuda de Calendar

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Trabajar más rápido con combinaciones de teclas

Utilizar las combinaciones de teclas

¿Quieres ganar tiempo y trabajar más rápido? Consulta las combinaciones de teclas en Gmail, Calendar y otros servicios de Google. Haz más cosas con menos clics.

Consulta cómo usar combinaciones de teclas

 

 

Añadir tareas desde la bandeja de entrada y Calendar

Organízate y prioriza tus tareas en Gmail o en Calendar. Puedes convertir fácilmente los correos electrónicos en tareas y crear fechas de vencimiento que se muestren de forma automática en tu calendario.

Más información

Crear tareas a partir de correos electrónicos

1. Ve a Gmail.
2. En la parte derecha, haz clic en Tasks .
3. Busca el correo que quieras guardar como tarea.
4. Arrastra y suelta el correo en el panel lateral.
5. Para añadir una fecha y una hora, haz clic en Fecha y hora.

Crear una tarea en Calendar

1. Abre Google Calendar.
2. A la izquierda, en Mis calendarios, selecciona Tasks.
3. Elige una opción:
   • Haz clic en un espacio vacío de tu calendario.
   • En la parte superior izquierda, haz clic en Crear.
4. Haz clic en Tarea.
5. Dale un título y una descripción.
6. Para añadir la tarea nueva a una lista concreta, selecciona la lista en el menú desplegable.
7. Haz clic en Save (Guardar).

Más información en el Centro de Ayuda de Google Tasks

 

 

Recibir resultados detallados al buscar contactos

¿Necesitas datos detallados sobre un compañero de equipo? Con Cloud Search, puedes buscar información sobre una persona concreta en todos los productos de Google Workspace. Consulta la tarjeta de perfil de esa persona y accede a sus datos profesionales y de contacto, a su dirección de correo electrónico y a cualquier archivo de Drive o evento de Calendar que comparta.

Más información en el Centro de Ayuda de Cloud Search

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Escribe documentos en equipo

Accede a tus archivos desde cualquier dispositivo y en cualquier momento

¿Tienes que consultar un archivo importante en lugar de tu jefe, pero estás fuera de la oficina y no tienes acceso al correo electrónico? Si lo guardas en Drive o en una unidad compartida, puedes acceder a él, compartirlo y editarlo desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.

Más información

• Empezar a utilizar Drive
• Empezar a utilizar unidades compartidas

 

 

Mantente al tanto de las actualizaciones de archivos y carpetas en Drive

¿Quieres saber qué ha cambiado en tus documentos? Guarda las carpetas y los archivos de trabajo en Drive o en unidades compartidas y compártelos al instante con tu jefe o con tus compañeros de trabajo. Cuando alguien añada comentarios y aprobaciones, Drive mostrará qué archivos se han modificado para que todos los usuarios estén al tanto.

Más información

Ver quién ha comentado, editado, movido o compartido un archivo

Puedes ver la actividad de los archivos en Mi unidad.

1. Ve a drive.google.com en un ordenador.
2. A la izquierda, haz clic en Mi unidad.
3. Arriba a la derecha, haz clic en Información .
4. Verás dos pestañas:
   • Para consultar los cambios más recientes:
     1. Haz clic en Actividad.
     2. Desplázate hacia abajo por el lado derecho.
   • Si quieres ver la actividad de un archivo o de una carpeta en concreto, haz clic en ellos.

Ver quién ha visto tu archivo o con quién lo has compartido

La disponibilidad de esta función depende de la edición de Google Workspace que tengas y de los permisos que haya configurado tu administrador. ¿Quién es mi administrador?

1. Abre el archivo en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones.

   Nota: Para ver los datos del panel de actividad, necesitarás tener permiso para editar el archivo.

2. Haz clic en Herramientas  Panel de actividad.
3. Podrás ver la actividad desarrollada en el archivo, incluida la siguiente información:

   • Pestaña Compartido con: muestra las personas con las que has compartido el archivo. También puedes enviar un correo electrónico a los colaboradores.
   • Pestaña Todos los lectores (organización): muestra las personas que han visto el archivo en tu organización.
   • Pestaña Tendencia de lectores: muestra un gráfico de usuarios que han visto el archivo a lo largo del tiempo.

4. (Opcional) Si no quieres que tu historial de visualizaciones aparezca en el panel de actividad, haz clic en Configuración de privacidad y elige una opción:

   • Desactivar el historial de visualizaciones de todos los archivos: en Configuración de la cuenta, desactiva Mostrar mi historial de visualizaciones de todos los archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones.
   • Desactivar el historial de visualizaciones de un archivo: en Configuración del documento, desactiva Mostrar mi historial de visualizaciones de este documento.

5. Haz clic en Guardar.

 

 

Colabora fácilmente en documentos con tus compañeros de trabajo

¿Necesitas recibir comentarios de tu jefe o equipo sobre un documento importante? ¿Quieres chatear al momento con los revisores de un archivo sin tener que intercambiar un montón de correos electrónicos? Crea y comparte archivos con todo el mundo y comunícate en tiempo real con Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios y Dibujos.

Más información

Compartir un archivo desde Drive

1. Selecciona el archivo que quieras compartir.
2. Haz clic en Compartir o en el icono de Compartir .
3. Introduce la dirección de correo o el grupo de Google con los que quieras compartir el archivo.
4. Para decidir el rol que tendrán los usuarios en el archivo, selecciona Lector, Comentador o Editor.
5. Si tu cuenta cumple los requisitos, puedes añadir una fecha de caducidad al acceso.
6. Decide si quieres notificar a los usuarios.
   • Si quieres avisarles de que les has compartido un elemento, marca la casilla junto a Notificar a los usuarios. Si quieres que reciban una notificación, todas las direcciones de correo que introduzcas se incluirán en el correo.
   • Si no quieres notificar a los usuarios, desmarca la casilla.
7. Haz clic en Enviar o en Compartir.

Más información: Empezar a usar Google Drive

Nota: Si vas a colaborar con un grupo de personas en muchos archivos, puedes configurar una unidad compartida.

 

 

Encuentra los cambios realizados en los documentos con mayor rapidez

Si estás colaborando en un documento con tu jefe y compañeros, puede ser complicado saber quién hizo determinados cambios y cuándo. Con el historial de revisiones de Documentos, puedes consultar todas las actualizaciones que se hayan hecho. Si prefieres una versión previa, puedes recuperar la que quieras en cualquier momento.

Más información

Ver o recuperar versiones anteriores de archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones

Nota: Para ver el historial de versiones, necesitas ser el Propietario del archivo o contar con el permiso Puede editar.

1. En Drive, abre tu archivo.
2. Haz clic en Archivo  Historial de versiones  Ver historial de versiones.
3. Haz clic en una marca de tiempo para ver una versión anterior del archivo. Debajo de la marca de tiempo, verás:
   • Los nombres de las personas que editaron el documento.
   • Un color junto al nombre de cada persona. Los cambios que haya realizado aparecerán en ese color.
4. (Opcional) Para recuperar la versión que estás viendo, haz clic en Restaurar esta versión.

Subir una nueva versión de un archivo a Drive

1. En un ordenador, ve a drive.google.com.
2. Haz clic en el archivo que quieras sustituir.
3. Arriba a la derecha, haz clic en Más   Gestionar versiones  Subir nueva versión.

Más información en el Centro de Ayuda de Google Drive

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_{Google, Google Workspace, así como las marcas y los logotipos relacionados, son marcas de Google LLC. Todos los demás nombres de empresas y productos son marcas de las empresas con las que están asociadas.}