目次
- 情報収集を管理する
- オンボーディング ドキュメントを作成する
- 従業員のチェックリストを設定する
- オンボーディングに関する資料を 1 か所に保存する
- 一元的なトレーニング ウェブサイトを作成する
- インパクトのあるトレーニング プレゼンテーションを作成する
- いつ、どこにいてもできる新入社員のトレーニング
- 面談や個人指導ワークショップを開催する
- 新しいチームメンバーの歓迎イベントを計画する
情報収集を管理する
研修や手続きに関する事務作業をすべてオンラインに移行してペーパーワークを減らしましょう。Google フォームで電子フォームを作成すると、新規採用者の情報を集めたり、ポリシー承諾の署名を集めたりする作業を数分で行えます。フォームは簡単に更新でき、キオスク、パソコン、モバイル デバイスからアクセスできます。
- Google フォームにアクセスします。
- 空白
をクリックします。
- 新しいフォームが開きます。
をクリックします。
オンボーディング ドキュメントを作成する
新しいチームメンバーの研修には、安全衛生に関する手順、雇用契約、従業員ハンドブックなど、大量の資料が必要です。チームで同時に Google ドキュメントを使用してコンテンツを作成し、リアルタイムのコメントを使用して具体的なフィードバックを行うことで、全員の意見を反映したドキュメントに仕上げることができます。
ドキュメントを作成して名前を付ける
お手数ですが、以下を行うこともおすすめします。
ページの上部で、[無題のドキュメント] をクリックし、新しいタイトルを入力して、[OK] をクリックします。
従業員のチェックリストを設定する
新しいメンバーが習得する必要がある業務（ソフトウェア トレーニング、会社のポリシーの確認など）をまとめたチェックリストを Google スプレッドシートで作成することができます。作業に関する質問が発生した場合は、スプレッドシートにコメントを挿入すれば、すぐにフィードバックを得られます。
スプレッドシートを作成
お手数ですが、以下を行うこともおすすめします。
ページの上部で、[無題のドキュメント] をクリックし、新しいタイトルを入力して、[OK] をクリックします。
オンボーディングに関する資料を 1 か所に保存する
新しいメンバー向けの研修に関するすべての資料を共有ドライブに保存して、組織や新入社員と共有することができます。研修担当スタッフはどのデバイスからでも資料を編集でき、他のチームメンバーは変更点をリアルタイムで確認してフィードバックを入力できます。リソースは常に最新の状態に保たれ、全員がすぐに更新を把握できるため、新入社員に一貫した情報を提供できます。
共有ドライブを作成する
- パソコンで drive.google.com を開きます。
- 左側で、[共有ドライブ] をクリックします。
- 左上の [新規] をクリックします。
- 共有ドライブの名前を入力します。
- [Create（作成）] をクリックします。
一元的なトレーニング ウェブサイトを作成する
大企業や事業所が分散している会社の従業員は、何をしたらよいかわからない状況に陥ることがしばしば見受けられます。従業員の転職のほとんどが、入社後わずか数か月のうちに発生している原因もここにあります。新しく入社した従業員がすぐに状況を把握し、重要な参考資料を 1 か所で簡単に探すことができるよう、Google サイトであらゆるオンボーディング リソースやトレーニング リソースを掲載したウェブページを作成します。
サイトを作成して名前を付ける
-
次のいずれかを行います。
- Google サイトのホームページの上部にある [空白] をクリックするか、[テンプレート ギャラリー] をクリックしてテンプレートを選択します。
- Google Driveで、[新規]
[その他]
- 左上にサイトのドキュメント名を入力して Enter キーを押します。
インパクトのあるトレーニング プレゼンテーションを作成する
新しいチームメンバーに配布するトレーニング資料や、オリエンテーション用のプレゼンテーションが必要な場合、チームで Google スライドを使用すれば、重要なメッセージや情報を盛り込んだインパクトのあるトレーニング プログラムを作成できます。
プレゼンテーションを作成して名前を付ける
- パソコンで Google スライドのホーム画面を開きます。
- 上部の [空白] をクリックします。
- 上部の [無題のプレゼンテーション] をクリックし、新しいタイトルを入力します。
時間や場所にかかわらず新入社員のトレーニングを行う
タイムリーなトレーニングを必要とする従業員が世界各地にいる場合やオンサイトのトレーニング コストを削減したい場合、YouTube ライブを使えば、新しいスタッフに簡単にライブ トレーニングを提供し、質疑応答も行うことができます。また、Google Meet を使えば、時間も出張費もかけずに世界各地を結んだ仮想トレーニング教室を開くことができます。録画などの資料は Google ドライブや共有ドライブで共有できます。
Meet から会議を開始する
- Google Meet にアクセスします。
- [新しい会議] をクリックします。
- 次のいずれかを行います。
- 次回以降の会議を作成:
- 今後の会議の詳細を共有するには、会議のリンクをコピーして参加者と共有します。
- このリンクを使用して会議を直接開始するには、リンクをブラウザに貼り付けるか、[会議コードまたはリンクを入力] 欄にリンクを入力
[参加] をクリックします。
- 会議を今すぐ開始: 新しい会議を作成し、その会議に直接参加します。
- Google カレンダーでスケジュールを設定: 会議のスケジュールを設定するには、Google カレンダーに移動します。
- 次回以降の会議を作成:
[参加] をクリックします。ヒント: Google Workspace Essentials をご利用の場合、Google カレンダーで会議のスケジュールを設定することはできません。
会議を録画して後で共有する
- パソコンの Google Meet で、[開始] または [参加] をクリックします。
- 右下のアクティビティ アイコン
- 会議の字幕を録画するには、言語を選択します。
- 録画を Google ドライブで再生した場合、字幕が利用可能になるまでの録画ファイルの準備に数時間かかることがあります。
- [録画を開始] をクリックします。
- ポップアップ画面で [開始] をクリックします。
- 録画が始まるのを待ちます。録画が開始または停止すると、参加者に通知されます。
-
会議の録画は合計 8 時間まで可能で、それ以上の録画は自動的に停止します。
-
- 録画を終了するには、アクティビティ アイコン
- ポップアップ画面で [録画を停止] をクリックします。
- ヒント: 全員が会議から退出すると、録画が自動的に停止します。
会議の主催者と録画を開始したユーザーに、録画ファイルのリンクが記載されたメールが届きます。
この録画ファイルは、会議の主催者のマイドライブ > 「Meet Recordings」フォルダに保存されます。
会議の作成方法に応じて、次のようになります。
- Google カレンダーで会議を作成した場合: Google カレンダーで会議の予定を作成したユーザーが会議の主催者になります。
- Google Meet のホームページまたは別のサービス（Gmail や Jamboard など）で会議を作成した場合: 会議を開始したユーザー、またはコードを生成したユーザーが会議の主催者になります。
面談や個人指導ワークショップを開催する
トレーニング プログラムを適切に行っていても、新入社員には最初はわからないことがたくさんあるものです。そんなときは面談やワークショップを行って、仕事に早くなじめるようにサポートすることができます。Google カレンダーで予約枠を作成し、カレンダーのリンクを新入社員に共有します。
予約ブロックを作成する
- パソコンで職場や学校のアカウントを使用して Google カレンダーを開きます。
- [週] ビューまたは [日] ビューを表示します。
- カレンダー上をクリックします。ポップアップ表示される予定のボックスで、[予約枠] をクリックします。
- タイトルなどの詳細を入力して、予定を表示するカレンダーを選択します。
- 場所や説明などの情報を追加するには、[その他のオプション] をクリックします。
ヒント: 作成した予約ブロックを一定の間隔で繰り返すように設定する場合は、他のユーザーを招待する前に設定を行ってください。すでに予約が入っている既存の予約ブロックを繰り返すように設定すると、予約済みの予約枠に新しい予約枠が重複して作成されるため、その予約枠が重複して予約される恐れがあります。既存の予定を定期的に繰り返すように設定する手順をご覧ください。
詳しくは、Google カレンダー ヘルプセンターをご覧ください
新しいチームメンバーの歓迎イベントを計画する
新しいメンバーがスムーズに溶け込めるように、Google カレンダーを活用して歓迎イベントを企画しましょう。新入社員を紹介する歓迎の挨拶や場所の情報を記載した招待状をチーム全員に送信し、返信を確認したり、リマインダーを送ったりして、イベントを管理します。
予定のスケジュールを設定してゲストを追加する
- パソコンで Google カレンダーを開きます。
- 省略可: 予定にゲストを追加するには、左側にある [ユーザーを検索] をクリックしてゲストの名前を入力します。
- カレンダー上でまだ予定が入っていない時間をクリックします。
- 予定のタイトルや詳細情報を追加します。
- [保存] をクリックします。
ヒント: 期間の長い予定を作成するには、時間を選択したままマウスをページ下方にドラッグします。
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