Неделя 2. Эффективное взаимодействие с командами

Выбирайте канал коммуникации в зависимости от вида сообщения и аудитории.

Личное взаимодействие

• Прямая переписка в чате. Чтобы обсудить простой вопрос или вопрос, требующий срочного решения, отправьте сообщение в Google Chat.
• Электронная почта. Если вам требуется обсудить что-то более сложное или не слишком срочное, отправьте электронное письмо с помощью Gmail.

Взаимодействие с группами пользователей

• Группа контактов. Для удобства работы с временной рабочей группой, например в краткосрочном проекте, можно создать группу контактов. Такие группы используются для переписки как по электронной почте, так и в чатах. Поделиться группой контактов с другими пользователями нельзя. Но если вы отправите электронное письмо группе контактов, другие пользователи смогут написать каждому участнику этой группы или скопировать список получателей.

• Список рассылки группы. Чтобы упростить общение с командой, создайте список рассылки в Google Группах. Вместо пересылки писем каждому из коллег вы сможете отправлять нужные материалы на единый адрес электронной почты вашей группы, чтобы все участники сразу получали приглашения на встречу в календаре или доступ к файлу на Диске.
  
  Примечание. Если ваш администратор не включил Группы для организации, вы можете использовать с этой целью группы контактов.  

1. Войдите в Google Группы.
2. В верхней части страницы нажмите Создать группу.
3. Введите необходимые данные и выберите настройки.
4. Нажмите Создать группу.
5. Прежде чем отправлять сообщения в группу, дождитесь ее активации (это может занять несколько минут). В противном случае может прийти уведомление об ошибке доставки.

Подробнее…

Чтобы быстрее отправлять письма по электронной почте группе одних и тех же пользователей, создайте и сохраните группу контактов. В дальнейшем достаточно будет указать в адресной строке название этой группы, чтобы все сохраненные в ней пользователи получили ваше электронное письмо.

Вы также можете создать группу контактов, если администратор не включил Группы для вашей организации.

Как создать группу контактов

1. В Gmail нажмите Написать.
2. В поле Кому выберите Копия или Скрытая копия.
3. Найдите контакты, которые хотите добавить в группу, и установите флажки напротив них.
4. Нажмите Управление ярлыками Создать ярлык.
5. Укажите название ярлыка.
6. Нажмите Сохранить.
7. Нажмите Вставить, чтобы добавить контакты в сообщение.

Как отправить электронное письмо группе контактов

1. В Gmail нажмите Написать.
2. В поле Кому укажите название ярлыка для группы.
3. Введите сообщение и нажмите Отправить.

Если вы не хотите участвовать в переписке в Gmail, вы можете ее игнорировать. Все новые сообщения в этой цепочке не будут добавляться в папку "Входящие" и отвлекать вас.

Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Gmail.

Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Gmail.

1. Откройте Gmail на компьютере.
2. Откройте чат, который хотите переслать.
3. В верхней части страницы нажмите "Ещё" Переслать все.
4. Укажите получателей в поле Кому.
5. При необходимости введите дополнительный контент для письма.
6. Нажмите Отправить внизу страницы.

Дополнительные способы ответа и пересылки

1. Откройте Gmail.
2. В правом верхнем углу нажмите на значок "Настройки" Все настройки.
3. Найдите раздел Отправка и архивирование и выберите Показывать кнопку "Отправить и архивировать" в ответе.
4. Нажмите Сохранить изменения.
5. Откройте письмо, на которое нужно ответить, и нажмите Ответить.
6. Введите сообщение и нажмите Отправить+.

Важно! Расписания встреч заменяют интервалы. Подробнее об этом изменении…

Как создать расписание встреч

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Календаря.

Как создать мероприятие из письма

Также ознакомьтесь с советами по управлению мероприятиями в календаре из Gmail.

Календарь может создать повестку автоматически. Кроме того, вы можете прикрепить к мероприятию имеющуюся повестку.

Как создать повестку для нового мероприятия

Как создать или прикрепить повестку для существующего мероприятия

Как создать документ с примечаниями и списком задач

Как добавить комментарии и адресовать их определенным пользователям

Вы можете добавлять в рабочий календарь частные мероприятия, сведения о которых не будут видны другим пользователям. Например, запланируйте визит к врачу или тренировку и установите уровень доступа к мероприятию Частное. Вы сможете видеть сведения о мероприятии в своем календаре, но для остальных оно будет показано просто как занятое время.

Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре Google Календаря.

Чтобы избежать огромного количества писем и согласований относительно присутствия приглашенных пользователей, разрешите им изменять мероприятие и выбирать подходящее время.

Как разрешить гостям изменять мероприятие

Как по умолчанию разрешить гостям изменять мероприятия

Гости могут предложить другое время встречи, с которым организатор может ознакомиться, а затем принять, если посчитает нужным.

Как предложить другое время встречи (инструкции для участника)

Примечание. Если организатор мероприятия предоставил вам право вносить в него изменения, вы можете сразу же изменить время проведения, не предлагая другое время.

Как посмотреть предложенные варианты времени (инструкции для организатора)

Как работают предложенные варианты времени

Как удалить мероприятие, чтобы отменить его

Вы можете удалять те мероприятия, которые создали сами. Удаленные мероприятия пропадают из вашего календаря и из календарей всех приглашенных пользователей.

Как восстановить мероприятие

Удаленные мероприятия можно восстановить в течение приблизительно 30 дней.